Første indtryk tæller, så du bedre kan gøre en god, især når du beder om et forretningsmøde. Uanset om du planlægger at skrive til en potentiel samarbejdspartner, en embedsmand eller en kunde, kan dit valg af ord gøre hele forskellen. Et dårligt skriftligt udbudsforespørgselsbrev kan påvirke dit billede - og dit mærke. Plus, det kan ødelægge dine chancer for at få et positivt svar.
Brug en passende emnelinje
Når du sender en aftale om udbudsbekendtgørelse, skal du sørge for, at emnelinjen fremhæver din intention om at møde modtageren. Hold det kort og simpelt. Her er et par eksempler:
- Mødeforespørgsel
- Anmodning om mødeaftale
- Mødeforespørgselsbrev
- Anmodning om at mødes (dag i ugen)
- Planlægger et møde
Afhængigt af dine præferencer kan du placere emnelinjen over eller under modtagerens adresse. Hvis du ønsker at kontakte modtageren online, kan du bruge samme emnelinje til din email og brev.
Introducer dig selv
Start brevet ved at introducere dig selv. Hvis du mødte modtageren på et tidspunkt, skal du sørge for at nævne det. Giv en kort beskrivelse af din organisation eller dets mission, hvis det er nødvendigt. For eksempel kan du sige noget som om:
Kære repræsentant (efternavn)
Mit navn er (dit navn) og jeg kontakter dig på vegne af (firmanavn). Vi har en fælles interesse i … og jeg vil gerne diskutere mere.
Hvis du har en henvisning, kan du starte med: (Henvisningsnavn) nævnte, at du var interesseret i at vide mere om vores produkter og tjenester. Jeg vil gerne invitere dig til at diskutere mere på vores kontor på (dato og klokkeslæt).
Mød mødet
Lad modtageren vide, hvad man kan forvente af mødet, herunder hvor lang tid det tager. Giv en grov tidsplan og dækker hovedpunkterne. For eksempel kan du sige:
På forhånd tak for din overvejelse af denne anmodning. Jeg vil sætte pris på en mulighed for at møde dig og diskutere, hvordan vi kunne samarbejde om fremtidige projekter.
Vores møde vil dække et kort overblik over vores teknologi og ressourcer samt nogle eksempler på vores arbejde på dette område. Vi er også interesserede i at diskutere et potentielt samarbejde, der ville være gensidigt gavnligt for begge parter.
Forsøg at forklare, hvad du leder efter, og hvorfor du anmoder om dette møde i første omgang. Foreslå to eller tre datoer og tider, og bed venligst modtagerne om at bekræfte deres tilgængelighed.
Dit brev kunne sige noget som:
Vær venlig at foreslå en dato og klokkeslæt, som er pr. Tidsplan.
Er du tilgængelig på dato og klokkeslæt? Hvis ikke, bedes du kontakte os på (telefonnummer) eller (e-mail-adresse) for at planlægge en mødetid.
Vi vil snart følge op for at bekræfte modtagelsen af dette brev og indstille en dag og tid, der passer dig.
Brug korrekt format
Erhvervsbreve har et bestemt format. Skriv dit navn og din adresse i øverste højre hjørne af siden. Indtast modtagerens kontaktoplysninger i venstre hjørne af siden eller under din adresse.
Forlad brede margener og brug et mærket emne, hvis det er muligt. Hold brevet kort og til det punkt; ideelt set bør det ikke overstige en side. Brug en formel hilsen, som f.eks "Kære Mr. (Modtagers navn). "Hvis du ikke kender modtagerens nøjagtige navn, kan du bruge "Kære Herre eller frue." Afslut brevet med "Med venlig hilsen", "Respektivt" "Respektivt din" eller andre formelle lukninger, efterfulgt af dit navn.
Et brev til udbudsforespørgsel skal være klart og koncist. Skær ubrugelige ord og unødvendige oplysninger. Brug en letlæselig skrifttype som Times New Roman eller Arial. Husk at aflæse brevet før du sender det.
