Månedlige rapporter er værdifulde som en oversigt over begivenheder og resultater i en afdeling og som et bidrag til en virksomhed som helhed. Under uddannelse giver de også nyttige oplysninger fra forskellige afdelinger om fremskridt og resultater. De er en rekord, der kan samles i større dokumenter for at give et overordnet syn på en virksomhed eller et kollegium.
Skriv en introduktion om emnet, der angiver, hvorfor du anmoder om indgivelse af månedlige rapporter. Vis gode grunde til, hvorfor de er påkrævet, og det bidrag de skal gøre til erhvervslivet, kollegiet eller universitetet som helhed.
Beskriv fordelene for modtagerne, da de fleste vil tænke på dette som ekstra arbejde. En månedlig rapport kan være en mulighed for at rose og demonstrere, hvor tingene er gået godt. Det kan også være en chance for at nævne områder, hvor der er behov for støtte eller noget, der har brug for opfølgning. Det kan også være en rapport om udviklingen af et bestemt projekt. Fremhæv rapporternes betydning for planlægning og fokusering af individets sind på hans eller hans afdelings indsats.
Angiv datoer og frister for det år, hvor de månedlige rapporter vil blive påkrævet. Fremhæv hvorfor de skal være til tiden, da de generelt er et bidrag til en større rapport, og dette kan forsinke, hvis de månedlige rapporter forsinkes.
Indsend en skabelon, hvis det er muligt, der indeholder de vigtigste punkter, du vil dække i månedsrapporten. Dette gør det lettere for respondenterne at gennemføre og spare tid hver måned. De kan ændre skabelonen, hvis det er nødvendigt. Alternativt, giv retningslinjer i dit brev for at hjælpe rapportforfatterne. Forskellige afdelinger vil give forskellige oplysninger - for eksempel nogle økonomiske og nogle salg - så forskellige skabeloner kan være påkrævet. Bed rapportskriveren om at liste kategorier på separate ark.
Split hver sektion af brevet i afsnit. Giv årsagerne til den månedlige rapport, der kræves i første afsnit. Beskriv fordelene for modtagerne i det andet. Angiv datoer og deadlines i tredje afsnit, eller angiv en separat liste med datoerne. Angiv skabelonen eller retningslinjerne i fjerde afsnit. Indsend en bemærkning i det sidste afsnit for modtagerens hjælp. Vær koncis og behagelig.
Tips
-
Skrive et forretningsbrev kræver visse formaliteter. Hvis du starter brevet med en persons navn, skal det ende med "Med venlig hilsen." Hvis du starter med "Dear Sir eller Madam," bør det ende med "Yours faithfully." Nedenfor skal hilsen være en reference- eller fagdetaljelinje, i dette tilfælde "Månedlige rapporter".
Advarsel
Skriv brevet som en anmodning, men vær fast, at rapporterne vil være nødvendige hver måned.
