Mange købmænd og restauranter er villige til at donere mad og drikkevarer til velgørenhedsorganisationer; Det kan være en del af deres mission at bidrage til samfundet. Behandl maddonationer som en forretningstransaktion ved at tilbyde dine donorer korrekt dokumentation. Vær forberedt på at give dem et brev af en anmodning og en kvittering for deres donation. Som et incitament kan du fremme deres forretning ved at inkludere deres logo eller navn på dine reklamemateriale.
Lav en liste over restauranter og købmandsforretninger i dit område. Medtag deres kontaktoplysninger som adresse og telefonnummer.
Forbered et script, som du vil læse, når du ringer til spisesteder og butikker. Formålet med det oprindelige telefonopkald er at indhente oplysninger - hvem lederen for fællesskabsrelationer er, og om virksomheden tilbyder maddonationer. Start scriptet med en introduktion af dig selv, organisationen og arrangementet. Forklar, at du søger maddonationer til din velgørenhed eller begivenhed, og at du gerne vil snakke med en community-relations manager. Afslut dit script ved at anmode om donationer og indsamling af oplysninger om den rette kontakt.
Ring til hver restaurant eller supermarked. Følg dit script så godt du kan, men være nacn og spontan. Det er en god idé at udvikle et forhold til den rette kontakt fra starten. Chancerne er, at han vil bede om et brev-of-request. Lad dem vide, at du sender en. Hvis du skal forlade en besked, skal du give en 30 sekund til et minuts resumé af din organisation, arrangementet, det, du anmoder om og et telefonnummer. Bed ham eller hende om at ringe til dig igen.
Skriv en enkelt side brev til hver restaurant og butik; Dette brev vil forklare din organisations mission og begivenhed og vil fungere som en officiel skriftlig anmodning til den potentielle donor. Tilpas dit brev til den relevante kontaktperson. Inkluder hvad din non-profit status er og dit Federal Tax Identification Number. Næv om du vil bruge mad til at fodre gæster, frivillige eller begge dele. Angiv de fødevarer, du har brug for. Lad din kontakt vide, at du vil ringe hende til at følge op inden for de næste par dage. Medtag dit kontaktnavn og telefonnummer.
Lever eller send dit brev, og lav derefter et opfølgningsscript. Du vil læse fra dette script, når du ringer din kontakt for at se, om han har modtaget dit brev. Nævne du sendte et brev-of-request et par dage tilbage, og du bekræfter, at de har modtaget det. Gentag din anmodning ved at spørge din kontaktperson, hvis de er villige til at donere mad eller drikkevarer. Når de siger "Ja", lad dem vide, at du vil bringe dem en kvittering for deres generøse donation.
Elementer du skal bruge
-
Telefonbog
-
Computer
-
telefon
-
Internetadgang
-
Printer
-
Tekstbehandlingsprogram
-
Blank kvitteringsbog
Tips
-
Du kan købe blanke kvitteringsbøger hos en kontorforretningsbutik. Nogle butikker kan give daggamle varer fra bageriet eller producere sektionen, som stadig er acceptable til at tjene og forberede sig på måltider. Brug din begivenhed som en mulighed for at udvikle et langsigtet forhold til potentielle donorer, som måske kan lide at donere til din organisation regelmæssigt i fremtiden.
