At skifte fra manuel til computeriseret regnskab er en trinvis proces, som kan udføres nemt og effektivt. Hvis det er slutningen af regnskabsåret, kan du starte med begyndelsen af det nye regnskabsår. Der er ikke behov for at indtaste data fra tidligere perioder, bortset fra årsregnskabet. Hvis det ikke er slutningen af året, skal du beslutte, om du vil vente til årets udgang eller indlæse alle detaljerede data i systemet indtil det tidspunkt i året.
Forskning og beslutte om det computerudstyr, du skal bruge til dit computeriserede regnskabssystem. De fleste pc'er har i dag kapacitet til en off-the-shelf regnskabspakke til en lille virksomhed. Sørg for, at din computer har en harddisk med flere gigabyte lagerplads. I takt med at tiden går, vil dine datastyrelser vokse, og du vil have computeren til at vare et par år. Du vil også have ordbehandlings- og regnearksprogrammer samt internet- og e-mail-kapacitet.
Opsæt dit computerudstyr og opret din internetforbindelse. Dette trin er vigtigt, fordi alle softwarepakker i softwarepakken vil få onlinehjælp, hvis du løber ind i et problem. Også som en del af din computer opsætning etablere et middel til sikkerhedskopiering af dine filer. Du bør sikkerhedskopiere dine data hver dag eller endnu oftere, når du arbejder på noget kritisk. Filer kan nemt sikkerhedskopieres på bærbare drev. Det er vigtigt at indse, at et regnskabssystem er en database, hvorfra information hentes, når det er nødvendigt.
Forskning og afgøre, hvilken softwarepakke der passer bedst til din virksomhed. De fleste små virksomheder gør det fint med en out-of-the-box softwarepakke, som QuickBooks eller Peachtree.
Indstil softwarepakken ved at følge de indbyggede menuer. Opret en oversigt over konti til din hovedbog. Opsæt dine bankkonti og tilføj alle nødvendige oplysninger om dine leverandører og dine kunder.
Indtast de detaljerede transaktionsdata, der er nødvendige for at få de opdaterede bøger opdateret. Du skal indtaste årsregnskaberne fra det foregående år som dine startbalancer for indeværende år. Indtast derefter de detaljerede transaktionsdata for hver måned i indeværende år, indtil du er opdateret. Hvis det er slutningen af året, skal du blot oprette begyndelsesbalancerne for det nye år og arbejde frem og indtaste regnskabsdata, da transaktioner og begivenheder opstår. Du arbejder nu på et computeriseret regnskabssystem.
Bestem, om du vil have tidligere årsregnskaber indgået i systemet. For at kunne levere historie i de edb-registrerede poster kan du tilføje årsregnskabet fra tidligere år. Du kan gøre dette månedligt, kvartalsvis eller årligt gå tilbage flere år. Der er ikke behov for at tilføje de detaljerede transaktionsdata til historien, men der skulle være et spor, der går tilbage til manuelle poster.
