Filing er et af de vigtige job, som ingen af os kan lide at gøre. Når du opretter et nyt arkiveringssystem, vil du gerne gøre det på en måde, som det er nemt for dig at bruge. Nogle mennesker kan godt lide at oprette deres system ved alfabetet og nogle efter tal. Andre sætter det op efter kategori og derefter ved alfabetet. Vælg hvad der virker for dig.
Elementer du skal bruge
-
Arkivskab
-
Tabbed manila filer
-
Tabbed cardboard divider
-
Fin punkt markør
Organiser dine kategorier som leje eller pant. Sæt til side filer til din bygning, forsyninger og forsyninger. Gå gennem alle dine papirarbejde. Giv hvert emne en kategori. Prøv at gøre dine kategorier sammenfaldende med IRS-kategorier, det gør det lettere ved årets udgang.
Lav en divider for hver kategori. Skriv på divider hvilken kategori det er. Sæt dem til side.
Som du betaler en regning, skriv den dato, du betalte den på den del af regningen, du beholder eller kvitteringen. Hvis du bruger checks, skal du skrive tjeknummeret og det beløb, der er betalt på kvitteringen. Hvis du betaler elektronisk, skal du skrive bekræftelsesnummeret og det beløb, der er betalt på det. Dato alle dine papirer til den dato, du arbejdede på det selvom det ikke er en regning. Eksempler på andet papirarbejde kan være bankafstemning, fakturaer for ordrer og regninger sendt til kunder. Derefter dokumentere hver kvittering eller et stykke papir i dit bogholderi. Quickbooks og Microsoft Money har fremragende programmer til små virksomheder bogføring.
Opsæt en manila mappe for hver separat del af den kategori, du har angivet i trin 1. Et eksempel ville være, kategorien er Utilities og mapperne vil være ABC Electric, CITY vand og kloak og INT internetforbindelser. Hvis din virksomhed har leverandører, skal du oprette individuelle filer for hver leverandør. Opsæt filer til hver enkelt af dine kunder. Gå gennem hver kategori og opsæt alle de enkelte mapper.
Opsæt en fil for hver medarbejder. Da de fleste små virksomheder ikke har personaleafdelinger til at håndtere medarbejdere og opbevarer optegnelser over dem, skal du i det mindste have en enkel fil på dem. Placer deres lønregnskaber. Dokumentér enhver uddannelse, de har gennemført. Opbevar kopier af licenser, hvis de er påkrævet. Du vil også gerne dokumentere eventuelle tvister, de måtte have haft med dig. Skriv ned, hvad tvisten handlede om, og hvad var resultatet.
Gem en separat fil for dine kvitteringer, når du køber noget til din virksomhed. Dokumenter dem først i din bogbog. Du vil derefter sætte dem i filen. Gå en gang om måneden gennem kvitteringsfilen og læg dem i den rigtige fil og kategori. Du kan hæve månedernes kvitteringer sammen og skrive måneden på dem. Selv hvis du bruger et kreditkort, er dette ekstra dokumentation, hvis du skulle blive revideret af IRS.
Placer kategorifordelingen i arkivskabet ved at alfabetisere dem. Alfabetiser hver af mapperne inden for denne kategori. Placer dem bag dividereren. Gå gennem hver kategori og fil dem.
Tips
-
Du kan tilpasse ethvert arkiveringssystem for at gøre det nemt for dig at bruge. Så længe du hurtigt kan finde informationen, er det et godt arkiveringssystem.
