Regnskabsmedarbejdere håndterer meget papirarbejde og uden et arkiveringssystem, kan kontoret hurtigt blive et rod. Det er almindeligt for regnskabsafdelinger at have mange arkivskabe, herunder låste, for at sikre lønningslisten og andre fortrolige oplysninger. Adgang til finansielle filer og data bør begrænses - kontorer bør ikke placeres i offentlige rum. Gennemførelsen af et arkiveringssystem i regnskabskontoret udgør visse udfordringer, men det kan ske med succes og øge afdelingens effektivitet.
Opsæt to slags filer. Et arkivskab eller skuffe er til daglige filer, som normalt gemmes væk efter årsskiftet. Disse filer indeholder de fleste af dine udgifter og indtægter. Den anden type filer vedrører opbevaring af permanente eller langsigtede genstande, der skal tilgås over tid. Eksempler ville være filer til politikker og procedurer, kontrakter, anlægsaktiver, forsikringer og anden dokumentation, der ikke kan fjernes efter årets udgang.
Filedokumentation efter type. Udgifterne indleveres særskilt fra løn og andre regnskabsområder. Bland ikke og match. Hvis visse transaktioner tilhører mere end et område, såsom udgifter og anlægsaktiver, skal du lave kopier af papirarbejdet og lægge dokumentationen på begge filer. Udgifter kan arkiveres alfabetisk, ved navn på sælger, mens faste aktivfiler kan klassificeres efter købsdatoer. Afhængigt af din virksomhed indgives indtægtsbagage på datoen for modtagelse eller indbetalingsdato for at lette bankafstemninger senere.
Brug forskellige farver med dine filer. Du kan f.eks. Indlæse alle dine udgifter i røde mapper, indkomst i grøn og kontrakter i gule mapper. Hvis du leder efter et indkomstobjekt, skal du gå direkte til de grønne mapper, hvilket sparer tid og energi. Hvis du ser en rød fil omkring, kan du flytte den til det korrekte arkivskab uden problemer eller forsinkelser. Farve koordination gør filing let.
Tips
-
Opret en varm fil, hvor du lægger genstande, der har brug for din øjeblikkelige opmærksomhed og holder det på dit skrivebord.
