Et bibliotek er kun så godt som dets indekseringssystem: Ingen kunne finde den rigtige bog hurtigt eller pålideligt nok til at gøre biblioteket nyttigt, uden Dewey Decimal, Library of Congress og en slags volumenkatalog. Indtil moderne offentlige biblioteker blev normen i midten af 1800-tallet, lagde professionelle bibliotekarer op om tomes placering i deres pleje. Senere hjalp manuelle systemer som kortkataloger klienterne op på placeringen af de bøger, de ønskede. Siden 1990'erne har de fleste biblioteker automatiseret nogle aspekter af deres aktiviteter. På trods af omkostningerne og indsatsen ved at installere disse systemer, er de en overlegen model, når man overvejer ulemperne ved tidligere metoder.
Sårbarhed overfor menneskelig fejl
Hvert system menneske arbejder med er sårbart over for fejl, der er foretaget af et distraheret, træt eller inkompetent teammedlem. Automatiserede systemer kræver stadig menneskelig interaktion, men reducerer antallet af beslutninger eller operationer, et menneske skal udføre. Uanset om der indgives en protektorens reserveanmodning eller sporer ankomsten af nye bøger, gør hvert trin, der håndteres af en computer, hele systemet mere effektivt, fordi det er mindre tilbøjelig til fejl.
Omkostninger tilføjes over tid
Installation af et automatiseret system kan koste $ 20.000 til $ 50.000 pr. Bibliotek for udstyret alene. På trods af disse upfront-omkostninger sparer automation penge over tid. Denne besparelse kommer i to former. Mange operationer, der engang drives, fortsætter uden en medarbejders involvering - for eksempel generering af rapporter om interbibliotekslånanmodninger eller afsendelse af elektroniske forsinkede meddelelser. Operationer, der stadig har brug for et menneske - som for eksempel behandling af returnerede bøger - sker hurtigere med støtte fra automatisering. I begge tilfælde kan biblioteket enten skære personale for at mindske sit budget eller anvende de gemte midler til mere kundeorienterede opgaver og programmer.
Søgninger tager længere tid og er mindre effektive
At søge efter en bestemt bog i et kortkatalog - det mest ikoniske manuelle bibliotekssystem - betyder at flytte fra et indeks til et andet, når du ændrer din søgning fra forfatter til titel. Med et automatiseret system kan du foretage enhver form for søgning, du kan lide fra samme sted med et par klik. Dette sparer låntagere tid i forhold til den gamle måde, og har brug for mindre hjælp fra bibliotekets medarbejdere. Fordi alle indekser er virtuelle i stedet for fysiske, kan et automatiseret system have flere søgekategorier uden at tilføje et andet møbel. Patrons kan søge efter en bredere vifte af nøgleord og begreber end med et kortkatalog. Automatiserede kataloger kan også lægges online, lade en protektor bekræfte en bog er tilgængelig hjemmefra i stedet for at komme til biblioteket og blive skuffet.
Venstre bag på informationsvejen
Biblioteker og information bliver digitaliseret i et hurtigt tempo. Ethvert bibliotek, der stadig bruger et manuel operativsystem, kan ikke oprette forbindelse til digitale ressourcer. Dette gør det meget vanskeligere og tidskrævende at dele information og publikationer end med et automatiseret system. Efterhånden som det 21. århundrede skrider frem og flere ressourcer bliver helt digitale, vil lånere af manuelle biblioteker ikke kunne få adgang til en voksende procentdel af oplysninger.
Sætte grænser for fremtiden
E-bøger, podcasts, blogs og video tutorials er alle en del af, hvordan den moderne verden kommunikerer summen af menneskelig viden. Biblioteker med manuelle systemer har begrænset adgang til denne voksende arbejdsgruppe. Ethvert kvalitetsautomatiseret system, derimod, vil som standard yde fjernadgang og on-site adgang til de fleste af disse ressourcer.
