Fortrolige oplysninger er ethvert stykke data, som du vil beholde helt privat, uanset om det er af forretningsmæssige eller personlige årsager. Hvis du sender fortrolige oplysninger til en anden part, er det en risikabel handling. Du bør sikre den fortrolige besked, ligesom du vil beskytte alt, hvad du mener, har en høj værdi.
Fælles scenarier
Virksomheder sender almindeligvis fortrolige oplysninger til andre forretningsforbindelser eller kolleger vedrørende tophemmede projekter. Et eksempel er, at hvis et selskab overvejer en fusion med en anden, skal kommunikere den planlagte plan og ikke ønsker, at konkurrenterne skal vide netop endnu. Et andet fælles scenario, hvor en part skal transmittere fortrolige oplysninger, er, hvis en filmforfatter ønsker at sende et uudgivet script til en direktør. En arbejdsgiver kunne sende et fortroligt jobtilbud til en kandidat, eller kandidaten kunne anmode om at holde sin ansøgning privat. I alle tre tilfælde er det klogt at udarbejde et fortrolighedsbrev som en indledning til de vedlagte oplysninger.
Hvorfor et coverbrev?
Når du sender fortrolige oplysninger, enten via e-mail eller mail, risikerer du at blive opsnappet af uautoriserede tredjeparter. Men selvom informationen når sin modtager sikkert, risikerer du stadig uforsigtighed hos den tilsigtede modtager, når det kommer til at styre informationen og holde den privat. Du kan minimere risikoen ved at komponere et følgebrev, der styrker dit ønske om fuldstændig fortrolighed.
Hvad skal inkluderes
Et af de første emner, der skal medtages på et omslag, er etiketten "Fortroligt" eller "Personligt og Fortroligt", der er trykt med fed skriftlig bogstaver over toppen eller direkte over bogstavets krop. Påmind modtageren generelt om, hvad kommunikationen henvender sig til, f.eks. "Den diskussion, vi havde for nylig vedrørende Project X." Udtryk klart, at alt indhold af det, som modtageren er ved at læse, skal holdes i fuld fortrolighed - ingen parti bør se det undtagen eksplicit navngivne modtagere.
Andre overvejelser
Inden du sender et fortroligt dokument til en anden part under visse omstændigheder, er det klogt at få personen til at gennemgå og underskrive en oplysningsaftale (NDA) - især hvis det er ekstremt fortrolige data. NDA definerer, hvad der er medtaget, når du henviser til fortrolige oplysninger, modtagerens forpligtelser og en bestemt tidslinje for at holde oplysningerne private. Bekræft nøglebetingelserne i din nondisclosure-aftale i dit følgebrev. Du skal også inkludere en kopi af den underskrevne NDA direkte bag vedhængsbrevet også.
