Microsoft beskriver Outlook Kalender som en "kalender og planlægningskomponent, der er fuldt integreret med e-mail, kontakter og andre funktioner", som giver brugeren mulighed for at oprette aftaler og arrangementer, organisere møder, se gruppeskemaer og udføre andre opgaver. Outlook har også noteringsfunktioner, en journal og web browsing og giver tredjeparter mulighed for at administrere firma- og individuelle kalendere fra fjerntliggende steder. Outlook kan konfigureres og synkroniseres med en persons PDA eller smartphone for on-the-go muligheder og kalenderstyring.
Åbn Outlook ved hjælp af en pc, PDA eller smartphone enhed. Outlook åbner op for at vise postkassen, e-mail-programmet. På venstre side af skærmen finder du kalenderfanen for at få adgang til kalenderprogrammet.
Klik på kalenderfanen for at hente det personlige kalenderprogram. Kalenderen viser ofte den aktuelle dag i ugen eller ugens opsummering og viser alle tidligere indlæg eller aftaler for en enkeltperson eller flere personer inden for virksomheden.
Find hjemme-knappen øverst på skærmen, og vælg nye emner fra rullemenuen. En begivenhed uanset typen er et nyt element, og hver ny begivenhed skal indtastes separat.
Vælg fanen hele dagen, hvis hændelsen sker i løbet af hele dagen. De fleste begivenheder skal have start- og sluttidspunkt. Der oprettes et nyt popup-vindue for begivenheder.
Indtast et emneoverskrift for begivenheden i emnefeltet. Emnet er, hvad der vises i oversigtsvisningen af kalenderen, efter at arrangementet er oprettet. Et sted for arrangementet skal også leveres.
Klik på ikonet Indstillinger for at angive status for begivenheden til andre seere i kalenderen. Statusindikatorerne er farvekodede og inkluderer Out of Office status, optaget, gratis eller status er foreløbig.
Vælg start- og sluttidspunktet for arrangementet i rullemenuen. Hvis begivenheden varer i flere dage, angiv den med start- og sluttiderne, og arrangementet vises over flere dage i kalenderoversigten Dag / uge / måned.
Klik på Gem knappen for at gemme den tilføjede begivenhed og for at lukke browservinduet. Arrangementet skal vises i kalenderoversigten Dag / Uge / Måned. Hvis kalenderen er placeret i en offentlig mappe, vil andre kunne se arrangementet, så snart det er tilføjet.
Gentag over trin for hver begivenhed. Ikke-relaterede begivenheder skal tilføjes til kalenderen individuelt. Dobbeltklik på en dato fra kalenderoversigten Dag / uge / måned åbner en genvej til popup-vinduet til tilføjelsesbegivenhed.
