Virksomheder er forpligtet til at udarbejde vedtægter under opstart, der fastsætter procedurerne for den overordnede ledelse af virksomheden. Vedtægterne fastsætter typisk det maksimale antal bestyrelsesmedlemmer, der kan sidde på selskabets bestyrelse, hvor lang tid hver kan tjene og processen for at tilføje eller erstatte medlemmer. Når vedtægterne er ratificeret af den oprindelige bestyrelse, kan deres bestemmelser kun ændres ved ændring enten gennem de ændringsprocedurer, der er fastsat i vedtægterne eller ved flertalsafstemning.
Konsulter selskabets vedtægter for at fastlægge procedurerne for styring af bestyrelsens sammensætning. Hvis færre medlemmer sidder i bestyrelsen på nuværende tidspunkt, end vedtægterne tillader, følg den nominerende og stemmeprotokol, der er vedtaget af vedtægterne for at tilføje et nyt medlem. Typiske vedtægter kræver, at et potentielt bestyrelsesmedlem udpeges og overvåges af det nuværende bestyrelse, hvis medlemmer derefter vil stemme om kandidaturen. Det nye medlem kan tilføjes til bestyrelsen, hvis et flertal af de nuværende medlemmer stemmer til støtte.
Foreslå en ændring af vedtægterne, hvis bestyrelsen for øjeblikket er på det maksimale antal tilladte medlemmer. Et ændringsforslag skal cirkuleres forud for et generalforsamling, drøftet på mødet og afstemt. Hvis et flertal af bestyrelsesmedlemmer er enige om ændringen, vil ændringen blive ratificeret, og den nye direktør behandles efter almindelige procedurer. Nogle virksomheder kræver, at ændringer i vedtægterne ratificeres af et flertal af aktionærerne i stedet for et flertal af bestyrelsen, i hvilket tilfælde sagen skal tilføjes på dagsordenen for et generalforsamlingsmøde og stemme derom.
Præsentere den potentielle direktørs kandidatur til det nuværende bestyrelse og stemme om sagen, hvis selskabet ikke har vedtaget vedtægter. Visse selskaber opererer uden vedtægter. Selv om dette er ukorrekt og går imod selskabsformandskonventionen i de fleste stater, er der ingen reguleringsinstans, der kontrollerer for at se, om et selskab faktisk har vedtaget vedtægter skriftligt. Et bestyrelse kan simpelthen stemme for at tilføje et nyt medlem, når der ikke findes nogen kontrolprocedure.
Mindes tilsætningen af den nye direktør i virksomhedens rekord. Har bestyrelsessekretæren medtaget resultaterne af afstemningen og de relevante detaljer i diskussionen med angivelse af kandidaten i referatet til bestyrelsesmødet. Tilføj direktørens kontaktoplysninger og resume til selskabets personaledatabaser. Juster den officielle bestyrelsens historie for at notere datoen for tilføjelsen, hvis der er juridiske problemer i fremtiden, og selskabet skal henvise til, hvem der sad på tavlen på et bestemt tidspunkt. Foretag ændringer i al offentlig kommunikation, der angiver nuværende bestyrelsesmedlemmer.
Tips
-
Overvej at oprette et rådgivende bestyrelse i stedet for at tilføje medlemmer til bestyrelsen eller ændre vedtægterne. Et rådgivende udvalg engagerer tilhængere uden at forpligte dem til at overvåge selskabets anliggender. Det kan bemandes uden at overholde de formaliteter, der kræves til bestyrelsesmedlemmer i henhold til vedtægterne. Rådgivende bestyrelsesmedlemmer kan være lige så hjælpsomme for selskabet som almindelige bestyrelsesmedlemmer.
