Oprettelse af et virksomheds driftsbudget indebærer at skabe rammer for virksomhedens udgifter. Et budget dækker normalt alt fra løn og driftsudgifter til individuelle afdelingsbudgetter. Top-down budgettering er det udtryk, der bruges til at beskrive en budget-udarbejdelse proces, hvor øverste ledelse gør nøglebeslutninger om virksomhedens udgifter uden input fra mellemledere eller lavere medarbejdere. Processen har fordele og ulemper.
Pro: Finansiel kontrol
Når øverste ledelse vurderer virksomhedens overordnede økonomiske behov og sammenligner behovene til de forventede indtægter i et år, får det et klart billede af, hvor mange penge det rimeligt kan tildele til forskellige områder. Der træffes beslutninger om, hvor økonomien vil få den mest positive virkning, og medarbejdere får direktiver om, hvad de skal arbejde med. Denne tilgang giver overordnede ledere mulighed for at opretholde fuldstændig økonomisk kontrol over et budget.
Pro: Ansvarlighed for personale
Når en medarbejder får et bestemt budget til at arbejde med, skal det træffe forsigtige økonomiske beslutninger om, hvordan pengene skal bruges. Dette kan resultere i større økonomisk ansvarlighed og mere sammenligningshopping for produkter, tjenester og rådgivning.
Pro: Hurtigere proces
Top-down budgettering er meget mere tidseffektiv end bottom-up budgettering. Når input er tilladt fra flere kilder, skal medarbejderne dedikere tid til at identificere et helt års værdi af forventede udgifter og begrunde behovet for specifikke budgetanmodninger. Top-down-tilgangen er mindre tidsintensiv, da den kun indeholder input fra centrale beslutningstagere.
Con: Ukorrekte prognoser
Teoretisk har afdelingschefer en bedre forståelse af deres afdelingers finansielle behov end den øverste ledelse. Oprettelse af et budget uden indtastning af nøglepersonale fra rang og fil kan resultere i underfinansiering eller overfinansiering af en afdeling.
Con: Mulighed for underpræstationer
Hvis en afdeling føler, at den er underfinansieret, kan den underperformere gengældelsen. Det kan bruge udelukkelsen fra budgetprocessen som en måde at retfærdiggøre, hvorfor mål eller målsætninger ikke opfyldes ved at angive, at det ikke havde de økonomiske ressourcer til at opfylde uundgåede direktiver. Top-down budgettering kan også anspore en afdeling til at bruge alle sine finansielle bevillinger, uanset om det virkelig behøver eller ej, så det kan undgå risikoen for at få færre penge det følgende år.
Con: Medarbejder Moral
Ledere og medarbejdere kan være ærgerlige, at deres input ikke værdiansættes i budgetprocessen. Direktører og afdelingschefer, der er i modstrid med den øverste ledelse over finansielle problemer, kan medføre spændings- og præstationsproblemer på arbejdspladsen.
