Uanset om du driver en lille virksomhed eller styrer sin økonomi, er det vigtigt, at du forstår forskellene mellem refusionsomkostninger og skattepligtig indkomst. IRS er særlig, når det kommer til, hvad der kan klassificeres som en refusionskasse, og straffe kan resultere, hvis du gør det forkert. Omhyggelig registrering og vedligeholdelse af kvitteringer er afgørende, hvis din virksomhed nogensinde skulle revideres.
Hvad er refunderbare udgifter?
Når du leverer varer eller tjenesteydelser til en klient, kan der være tilfælde, hvor du påtager dig prisen for en ekstra tjeneste eller vare, der ikke er tillid til den pågældende kunde. Du kan vælge ikke at fakturere kunden for disse omkostninger. Hvis du gør det, vises beløbet senere som indtægt i dit kontoplan. Da der ikke er regelmæssig indkomst, er der behov for at differentiere.
Når som helst du pådrager udgifter på vegne af en klient i løbet af dit arbejde, ville disse omkostninger falde ind under den refusionsberettigede udgiftskategori. For eksempel kan leveringsgebyrer eller rejseudgifter tælle som refunderbare udgifter. Brændstofudgifter, måltider eller hotelværelser kan også klassificeres som refunderes. Under normal drift dikterer refusionsregnskabsbehandling, at dette er en udgift, når du pådrager det og en indkomstpost, når du regner det til kunden.
Hvis du er en lille virksomhed og bruger en underleverandør, kan du muligvis beskæftige dig med yderligere refunderbare udgifter, der hedder pass-through-udgifter. Hvis du for eksempel leverer webstedsvedligeholdelsestjenester til din klient for $ 500 om måneden, og du betaler en underleverandør $ 500 om måneden for at udføre arbejdet, er denne udgift ikke indtægt for dig, men snarere en gennemgangsudgift. Du skal levere underleverandøren med Form 1099 i slutningen af regnskabsåret og opretholde omhyggelige registreringer af, hvad du fakturerede din klient og hvad du betalte for det samme arbejde.
Er godtgørelser skattepligtig indkomst?
Når en godtgørelse udbetales til en medarbejder eller virksomhed, skal den registreres korrekt, for at den kan betragtes som ikke-skattepligtig. For eksempel skal en godtgørelse på arbejdstagerens lønpost noteres som sådan og ikke kun indgår i medarbejderens øvrige indkomst. I din virksomheds kontoplan skal du bemærke, at det er en refunderbar udgift, når du først dokumenterer den. På denne måde kan du krydsrejekke mod din indkomstliste senere for at kontrollere, at den ikke er skattepligtig.
Forudsat at udgifterne til udgiftsposter og indtægtsposter er korrekt dokumenteret og sporet, betragtes refusioner ikke som skattepligtig indkomst. Du bliver ikke betalt for et godt eller en tjeneste i dette tilfælde, men snarere fremsætter en vis sum penge nu, som bliver tilbagebetalt til dig senere.
Korrekt sporing af refunderbare udgifter
Ud over at dokumentere refunderbare udgifter korrekt på dit oversigt over konti, skal du opretholde omhyggelige registreringer. Fil alle indtægter, erklæringer eller anden dokumentation vedrørende omkostningerne, hvis det overhovedet er muligt. Opbevar en kopi med regnskabsårets skatpapirarbejde, så du kan henvise til det i tilfælde af revision eller eventuelle spørgsmål der måtte opstå. Uden ordentlig dokumentation kan IRS hævde, at din refusionskurs burde have været behandlet som skattepligtig indkomst i stedet, hvilket ville medføre, at din virksomhed skyldtes mere ved udgangen af regnskabsåret.
