Projektstyringsværktøjer er fælles enheder til at holde øje med aktiviteter, deadlines og ressourcer på et projekt. De er normalt visuelle værktøjer, der er designet til at repræsentere mål og aktiviteter i et projekt - fx Gantt-diagrammer - eller ansvaret for dem, der arbejder på forskellige stadier af et projekt, som f.eks. Svømmebane-diagrammer.
Pro: Organisation
Projektstyringsværktøjer hjælper dig med at holde dig organiseret fra starten af projektet. Ved at identificere alle aktiviteterne og deres varighed, ressourcer og ansvarlige mennesker, behøver du aldrig at undre sig over hvad man skal gøre næste eller hvem der har ansvaret. Detaljer er nemmere at spore, fordi de er nedskrevet og markeret, når de er færdige. I løbet af et projekt hjælper bedre organisation med at spare tid og stress og undgår last minute scrambling.
Pro: Nemt delt
Projektledelsesværktøjer opretter normalt et dokument, der fungerer som "projektet i et overblik." Dette projekt kan nemt deles med alle, der arbejder på sine forskellige komponenter. Alle kender status af aktiviteter, der kan påvirke deres arbejde. Visse software giver mulighed for åben adgang redigering, så alle kan se alle detaljerne i projektets status også.
Con: Time Investering
Der kan være betydelig tid investeret i at lære og skabe det oprindelige projektstyringsværktøj til valg for projektet. Visse værktøjer er ret nemme at lære, men andre kan være detaljerede og tekniske. Alle på projektet skal lære at fortolke værktøjet; nogen skal også være ansvarlig for at lære at skabe værktøjet. Nogle gange kan læring specialiseret software tage så lang tid som at skabe selve dokumentet.
Con: Vedligeholdelse
Projektstyringsværktøjer er kun nyttige, når de opdateres regelmæssigt. Den oprindelige plan er værdifuld, men i virkeligheden går projekterne aldrig i overensstemmelse med planen. Når der sker ændringer, som f.eks. Nye opgaver eller forsinkelser, skal dokumentet opdateres i overensstemmelse hermed. Nogen skal være ansvarlig for denne regelmæssige opgave.
