Virksomheder finansierer de projekter, som øverste ledelse mener er afgørende for deres succes. Men finansiering af et projekt alene sikrer ikke, at når et projekt slutter, går et selskab bedre ud end det var før.
Der er mange grunde til, at et firma kan få gavn af et projekt. En ekstraordinær projektleder kan besætte sit hold i den rigtige retning. Eller på grund af fremragende træning og erfaring på arbejdspladsen kan et hold vedtage alle de rigtige metoder. Men i de fleste tilfælde hjælper brugen af projektstyringsværktøjer.
Projektstyringsværktøjer som et PERT-diagram og en arbejdsopdelingsstruktur kan forbedre et holds evner ved at give vejledning, selvom et projektteam har alle de rigtige viden og års praksis.
Gantt kort
Et Gantt-diagram er et vandret stregdiagram, der viser projektaktiviteter, samt start- og slutdatoen for hver aktivitet, som vises i et kalenderformat. Et Gantt-diagram illustrerer ikke et forhold mellem en aktivitet og en anden, men hver aktivitet, der henvises til i et Gantt-diagram, falder sammen med en aktivitet i en arbejdsopdelingsstruktur, der nedbryder projektarbejdet i faser og arbejdspakker.
Gantt-diagrammet indeholder også kolonner for at dokumentere varigheden og procentdelen af færdiggørelsen af hver opgave. Antallet af arbejdsdage, aktiviteten er i gang, det forventede antal dage for at afslutte aktiviteten og de resterende dage dokumenteres også i diagrammet. Disse tal illustrerer det planlagte versus det faktiske arbejde fremskridt.
Pert diagram
En programevaluering og gennemgangsteknik eller PERT-diagram bruges til at både planlægge tid og ressourcer, der er nødvendige for at gennemføre et projekt og styre projektopgaver. Ved hjælp af et PERT diagram eller netværk diagram kan projektledelse specificere og planlægge hver enkelt opgave, som gruppemedlemmer skal gennemføre for at opnå et projektmål og angive den tid, der kræves for hver.
Et PERT diagram illustrerer sammenhængen mellem opgaver ved at identificere hvilke opgaver der løber parallelt med hinanden og hvilke som skal forekomme i rækkefølge. Projektmilestre - begivenheder der markerer slutresultatet af en række aktiviteter - er også kortlagt.
Derudover indeholder et PERT-diagram tre estimater for hver projektaktivitet: Den korteste tid, der kræves for at fuldføre en aktivitet, den tid, der sandsynligvis vil være nødvendig for at fuldføre en aktivitet og den længste tid, aktiviteten måtte kræve.
Kritisk sti analyse
Den kritiske vejanalyse er et værktøj, der anvendes til projekter, der kræver gennemførelse af indbyrdes afhængige aktiviteter. En kritisk vej indeholder en liste over projektaktiviteter, der er specificeret i en arbejdsopdelingsstruktur, færdiggørelsestidspunktet for hver aktivitet og identifikation af indbyrdes afhængige opgaver og slutpunkter, herunder milepæle og leverbare elementer.
Gennemførelsestiderne for aktivitetssæt i den kritiske vej summeres og svarer til den største tid, et projekt måtte kræve for at fuldføre. De sekventerede aktiviteter skal være afsluttet til tiden, så projektet kan gennemføres til tiden.
Respons Assignment Matrix
Ansvarsopdelingsmatrixen eller RACI-værktøjet advarer projektets interessenter til de gruppemedlemmer, der har fået særligt projektansvar og for hvilket arbejde de enkelte personer er ansvarlige for.
Som værktøjets navn indleder, hedder RACI-matrixen, hvem der er ansvarlig for en opgaves færdiggørelse, eller hvem der skal udføre en opgave, og de personer, der vil bidrage til opgavens gennemførelse. Matricen angiver også hvem der er ansvarlig for opgaver og hvem har beslutningstagende myndighed med hensyn til opgaven. Også nævnt er navnene på de personer, der kan konsulteres med hensyn til opgaven, og de mennesker, der skal informeres om de fremskridt, som holdet gør i opgaveens gennemførelse.
Arbejdsopdelingsstruktur
En arbejdsopdelingsstruktur (WBS) er en projektmodel eller graf, der bryder projektarbejdet i opgaver. Projektets WBS illustrerer sammenhængen mellem opgaver og mellem opgaver og projektets slutprodukt.
WBS inkorporerer delprojekter og peger på projektansvar, nødvendige ressourcer og tidskrav til at fuldføre hver opgave.
