Der er en række tilfælde, hvor du måske bliver bedt om at skrive et brev på vegne af en anden. Advokater, for eksempel, gør det regelmæssigt. Andre situationer omfatter skrivning til personer, der ikke har færdigheder til at gøre det selv eller som er andresprogede elever og ikke kan skrive på engelsk. Din chefs fravær fra kontoret kan være en anden grund til ham og beder dig om at skrive et brev på hans vegne. Uanset hvorfor du skriver brevet for nogle andre, er formatet ensartet.
Bestem indhold
Tal med den person, du skal skrive brevet på vegne af. Lav en liste over punkter til dækning, den person, der skal adressere brevet til og eventuelle andre detaljer, der skal medtages. Diskuter emnet for brevet, indtil du føler, at du har nok baggrundsinformation til at skrive det korrekt.
Brug brevpapir og Business Letter Format
Skriv om brevpapir, hvis det er muligt, fordi det giver troværdighed til din korrespondance. Hvis du ikke har brevpapir, skal du skrive adressen til den person, du skriver brevet til øverst på siden, forlade et mellemrum og indtaste datoen. Start med hilsen: "Kære" efterfulgt af personens navn, titel og komma. Hvis du for eksempel skriver til et firma, ville det læse "Kære Fru Briggs" eller "Til Den Præsidentlige Dommer", hvis det er for retten.
Vedtage blokformatet for forretningsbrev. Alle sætninger starter på venstre side af siden; afsnit adskilles af et linierum. Afstanden mellem din lukning er tre til fire linjer for at give dig mulighed for din underskrift. Skriv forretningsbrev snarere end at skrive dem.
Erklære forfatterskab
Erklærer, at du skriver på vegne af en anden person, hvis det er hensigtsmæssigt, som f.eks. I et brev til retten. Hvis det er et brev, der går ud under den anden persons navn, behøver du ikke at oplyse, at hun ikke selv har skrevet det. I tilfælde af fysisk skade eller sprogproblemer angiver årsagen: "Jeg skriver på vegne af Jeremy Smithers, da han brækkede begge sine håndled ski."
Brug et effektivt, letforståeligt sprog
Kom til sagen. Brev - hvad enten det er på vegne af en anden eller ej - skal være kort og kortfattet. Angiv årsagen til, at du skriver, og begynd derefter et nyt afsnit til dine støtte ideer. Husk at ændre afsnit og forlade et mellemrum, når du ændrer ideer. Skriv i letforståeligt sprog. Brug ikke et stort ord, når en lille vil gøre og holde dine sætninger kort. Mål for klarhed snarere end at forsøge at imponere din læser med dit omfattende ordforråd.
Brug en formel stemme
Hold tonen forretningsmæssig. Undgå blomstrende sætninger og hold fokus på det emne, du skriver om. Giv ikke din mening om emnet, medmindre der er en meget god grund til at gøre det.
Luk stærk
Sammenfatte bogstavets indhold i det afsluttende afsnit. Angiv også handlingen den person, du skriver brevet til, vil have taget. Hvis det kunne være udskiftning af et defekt apparat eller en anmodning om et møde. Brug afslutningen "Med venlig hilsen" eller "Med venlig hilsen din" for at forblive i overensstemmelse med brevets forretningstone. Fraser som "Snart snart" eller "Din ven" er ikke passende. Skriv og skriv dit navn efterfulgt af ordene "på vegne af navnet på den person, du skriver for."
Anmeldelse
Forlad dit brev til en dag eller så, og rediger derefter det. I tillæg til grammatik og stavefejl skal man passe på almindeligt forvirrede ord som "bestået og fortid" eller "påvirke og påvirke." Kontroller det mod din oprindelige liste for at sikre, at du ikke har glemt noget. Sæt dig selv i stedet for brevets modtager. Læs det højt for dig selv og vurder det for tone og indhold. Rediger derefter. Gennemgå brevet med den person på hvis vegne du skrev. Sørg for, at du ikke overser noget, som personen ønskede inkluderet.
