Når du underretter en medarbejder, leverandør eller forsikringsindehaver om, at deres kontrakt ikke fornyes, skal du sende et ikke-fornyelsesbrev. At skrive dette brev med takt og professionalisme kan lette en mindelig adskillelse, for ikke at nævne spare tid og hjertesorg. Dette er en noget vanskelig manøvre; Ikke-fornyelsesbrevet skal afbalanceres mellem en fast angivet stilling og følsomhed over for modtagerens følelser.
Angiv klart din hensigt
Angiv klart dit formål. Tvetydighed kan åbne døren for forvirring senere. Når du har angivet navnet på den pågældende virksomhed eller organisation, skal du forklare, at læseren ikke bliver fornyet. For mere følsomme forhold, som f.eks. En arbejdsstilling, bør brevet følge et telefonopkald eller et personligt møde, der kort forklarer årsagerne til ikke-fornyelse.
Eksempel:
Du modtager dette brev, fordi du i øjeblikket leverer en månedlig kaffetjeneste til vores kontor, som vi skal annullere effektiv næste måned.
Giv backstory
Giv en ærlig grund til ikke-fornyelse. Din modtager fortjener en gyldig forklaring til beslutningen. I mange tilfælde kan årsagen være så simpel som en ændring i politik, budgetnedskæringer eller regelmæssig opsigelse af stillingen. Hvis beslutningen var baseret på dårlig præstation, sig så med et eksempel. Undgå cattiness eller alt for beskyldende udsagn; I stedet forblive rolige og professionelle. Sørg for, at du har specifikke hændelsesrapporter for at sikkerhedskopiere enhver form for fejlagtig eller dårlig præstation, hvis beslutningen er i tvivl.
Eksempel:
Du bliver ikke fornyet på grund af din præstation i arbejdskapaciteten, især med hensyn til punktlighed og engagement i jobbet.
Diskuter ledige muligheder
Forklar mulighederne for modtageren. For en politikændring, giv alternativer og en bestemt opsigelsesdato. På en arbejdsplads eller leverandør kontrakt ikke-fornyelse, er det afgørende at ikke blot give en tidsramme, men instruktioner vedrørende resterende ferie tid og ansvar. Dette er også en mulighed, hvis du vælger at informere modtageren om processen for at appellere til ikke-fornyelsen. Giv kontaktoplysninger til den ansvarlige for processen eller et link til den relevante hjemmeside for yderligere information.
Eksempel:
Vær opmærksom på, at din service hos os ophører med virkning 1. februar. Mens vi ikke har brug for dine tjenester, kan vi i fremtiden, da vores budget udvides, så vær sikker på at tjekke tilbage med os senere på året, da vi revurderer vores har brug for.
Høflighed tæller
Vær høflig. I mange tilfælde kommer en ikke-fornyelse som en overraskelse for modtageren, og det kan være et svært brev at læse, da det ofte repræsenterer et stort liv eller omsætningsændring. Tak medarbejderen, forsikringsindehaveren eller leverandøren for deres tid og bidrag til virksomheden og, hvis det er relevant, ønsker dem lykke i deres fremtidige bestræbelser. Du må dog ikke henvise til eventuelle betænkeligheder eller tvivl om beslutningen, da dette kan foreslå modtageren, at han eller hun skal anfægte beslutningen eller endda tage den til retten.
Eksempel:
Tak for det værdifulde bidrag, du har gjort til vores forretning. Vi ønsker dig lykke til fremtidige bestræbelser.
Det korrekte format
Skriv brevet med dit navn og din stilling. Giv din titel og kontaktoplysninger, så modtageren forstår din autoritet i beslutningen og vil kunne nå dig med spørgsmål. Hvis du blot rapporterer om en politikændring, tilføjes, at ikke-fornyelsen er i overensstemmelse med denne politik, og vedhæft den som reference.
Vær sikker på at læse den lille print
Hvis du har en skriftlig kontrakt med den person eller tjeneste, du vælger at ikke forny, skal du læse det fine print. Der kan være specifikationer om, hvordan og hvornår du kan opsige kontrakten, som du skal følge, så du ikke løber ind i en kontraktbrudssituation. Hvis det er en automatisk fornyelse af kontrakten, som for en månedlig service, skal du skriftligt sende din anmodning om at opsige og sende den til den relevante afdeling. Sørg for at medtage den dato, du ønsker at opsige tjenesten. Det er op til dig, hvis du vil medtage årsagen til det. Hvis du ikke annullerer inden fornyelsesperioden, kan du være fast med et afslutningsgebyr, så noter dig eventuelle frister for at annullere, når du indgår en automatisk fornyelse af kontrakten.
