Dokumentation af handlinger under et møde giver mulighed for at huske emner og afgørelser af betydning i de kommende år. Alle vigtige interaktioner i et møde skal registreres, herunder når der foretages bevægelser - selvom bevægelsen i sidste ende fejler.
Formål med mødeprotokol
Protokoller dokumenterer de beslutninger og drøftelser, der fandt sted under et møde. Som et skriftligt rekord kan protokollen også fungere som juridisk dokumentation af mødet. Enhver form for møde kan optage minutter fra den formelle bestyrelse til en organisations personalemøde til et fællesskabsmøde om offentlige politikker.
Tager møde protokoller
Ekstraordinære organisatoriske, lytte- og noteoptagelsesevner giver god til at optage protokollen på et møde. Ikke alt sagt under mødet bør dokumenteres i stedet fokusere på de vigtigste punkter, såsom:
- Dato, tidspunkt og sted for mødet
- Liste over deltagere
- Hovedemnerne diskuteres
- Forslag lavet
- Afgørelser, der blev afsluttet
- Handlinger udført
- Eventuelle trin, der bør vedtages inden næste møde
Mislykkede forslag
Når en mødedeltager ønsker at indlede et spørgsmål til overvejelse, er der fremsat et forslag. Normalt skal en bevægelse udstationeres - hvilket betyder, at en anden deltager er enig i sagen bør overvejes - for at få bevægelsen til at gå videre og diskutere. Hvis bevægelsen ikke udstationeres, det hedder a mislykket bevægelse. Selv en fejlagtig bevægelse skal dokumenteres i protokollen. Skriv hvem der lavede bevægelsen, hvad bevægelsen bestod af, og at den mislykkedes. En metode til optagelse af dette kan f.eks. Se ud:
- Bevægelse: Alle computere i biblioteket skal erstattes med nye og nuværende modeller. Motion indført af Bill Smith. Motion udstationeres ikke; bevægelse mislykkedes.
Motioner, der udstationeres, kan stadig mislykkes, hvis de ikke har nok stemmer. Når en bevægelse er udstationeret og bevæger sig fremad, diskuterer mødedeltagerne spørgsmålet. Forslaget mislykkes, hvis flertallet af vælgerne ikke er til stede for at afgive spørgsmålet. Dette bør optages i protokollen som sådan:
- Bevægelse: Alle computere i biblioteket skal erstattes med nye og nuværende modeller. Motion indført af Bill Smith. Motion udstationeret af Bob Jones. Stemmen var 5-2 imod; bevægelse mislykkedes.
