Projektplanlægning er vigtigt, fordi det er en integreret del af projektplanlægningsprocessen. Et projekt kan ikke køre uden en projektplan. Planlægning fastlægger tidslinjer, levering og tilgængelighed af projektressourcer, uanset om de er personale, lager eller kapital. Af denne grund er ethvert projekt uden en tidsplan et projekt dømt til problemer ned ad vejen.
Hvad er projektplanlægning?
Som relateret til projektledelse defineres en projektplan af The Boldt Company som "en tidsplan, hvori projekt aktiviteter er tildelt en varighed og sekventeres i en logisk rækkefølge." Hver aktivitet består af en kombination af opgaver, samt de ressourcer og budget, der kræves for at udføre opgaverne. Projektledere skal strategisk definere hver aktivitet for at sikre, at projektet går glat og logisk med mindst forsinkelser og arbejdsstop.
Hvorfor er projektplanlægning vigtigt?
Selv om projektplanlægning ikke er en nøjagtig proces, vil det ikke være muligt at have et projekt, hvis projektet ikke har en projektplan. Projektplanen bruges til at estimere, hvilke ressourcer der er behov for på hvilket tidspunkt og hvor længe. Det er en vigtig del af projektplanen, da tidsplanen giver en vejledning om, hvordan projektet vil udvikle sig.
Planlægningsprocesser
Nøgleelementet i projektplanlægning og planlægning er erfaring. For eksempel kræver projektplanlægningsprocessen estimeringen af den tid, der er nødvendig for at afslutte en specifik opgave, før du går videre til den næste opgave. Ved beregning af denne varighed kræves indtastning af en person, der har erfaring med at udføre hver opgave. Faktisk, ifølge Management-Hub.com, vil dybden af "erfarne input", der fodrer hver opgave på skemaet, bestemme, om tidsplanen er ægte eller en ønskeliste. Af denne grund skal erfarne input føle planlægningsprocessen. Denne erfarne input kan komme fra internt talent eller udenfor konsulenter.
Projektplanlægningsværktøjer
Når der oprettes en projektplan, bruger mange branchefolk et Gantt-diagram. Som anført af GanttChart.com er Gantt-diagrammet "en grafisk repræsentation af varigheden af opgaverne mod fremskridt af tiden." Projektledere og planlæggere kan bruge diagrammet til at planlægge og kortlægge projektopgaver, uanset hvilket detaljeringsniveau de vælger.
Hvor finder man et Gantt-diagram
Flere software-værktøjer til hylde har Gantt-diagrammer indbygget, herunder Microsoft Project, der er designet til omfattende store virksomhedsprojekter og Microsoft Excel, som kan bruges til små eller umiddelbare planprojekter.
