Oprettelse af en realistisk projektplan er en af de største udfordringer, som en projektleder står overfor. Der er nogle fælles problemer med projektplanlægning, der kan forventes og forhindres, hvilket giver alle involverede i projektet mere tillid til tidsplanen.
Estimering af opgavevarighed
Det mest grundlæggende og almindelige problem med projektplanlægning er at estimere varigheden af hver projektopgave. De fleste mennesker undervurderer, hvor længe noget vil få dem til at gøre, hvilket resulterer i en tidsplan, der kun afspejler et bedste tilfælde. For at forhindre dette kan du tilføje tid til hver opgave, hvis du kan guessere, hvor meget dit teammedlem har undervurderet. (Mange mennesker undervurderer konsekvent med en vis procentdel.) Eller du kan tilføje uforudsete tid som et særskilt element i din tidsplan. Selv om dette i nogle tilfælde rynkes som "padding" din tidsplan, er det faktisk en realistisk måde at gøre din plan mere præcis.
Sørg for ikke at gå glip af nødvendige projektopgaver. Det er let at se bort fra dem, der udføres af grupper uden for dit projektteam eller dem, som emnet ekspert, som vurderingen vurderer, er så indlysende, at hun ikke behøver at nævne dem.
Tildele ressourcer
De fleste projektplaner er baseret på den antagelse, at den rigtige ressource person vil være tilgængelig præcis, når det er nødvendigt. Men medmindre din organisation har en god metode til at tildele mennesker til projekter, kan det ikke ske. Din tidsplan skal også realistisk redegøre for, hvor meget tid hver teammedlem kan bruge på dit projekt, i betragtning af andre projekter, operationel support eller administrative opgaver, de skal gøre.
Indstilling af gennemførelsesdato
I mange tilfælde har ledelsen eller en ekstern faktor fastsat projektets implementeringsdato, før du udvikler en tidsplan. Du kan blive bedt om at reducere den planlagte tid til nogle opgaver for at opfylde den nødvendige slutdato. Du bør proaktivt kommunikere til projektsponsoren eventuelle risici forbundet med at foretage disse ændringer.
Administrere det ukendte
Ukendte hændelser, såsom ændringer i forretningsmiljøet eller problemer med en ny teknologi, kan medføre, at projektopgaver tager længere tid end planlagt. Ved at identificere mulige risici i starten af projektet kan du bedre klare alle, der opstår, og derved reducere deres indflydelse på din tidsplan.
Administrere ændring
Ændringer i projektets omfang, krav, der skal opfyldes, eller teknologi, der anvendes, kan forstyrre din projektplan. Sådanne ændringer bør gennemgå en formel projektforandringsstyringsproces, så projektsponsor og kunder kan acceptere enhver tidsplanændring snarere end at blive ubehageligt overrasket af dem.
Estimering af store projekter
Et stort projekt har flere indbyrdes afhængigheder mellem opgaver og mellem arbejdsgrupper eller enkeltpersoner. Dette niveau af kompleksitet gør det sværere at forudse tidsplanen, som skal indeholde tid til en sådan koordinering.
