Nogle gange virker et klientforhold bare ikke. Måske er klienten for krævende, har urealistiske forventninger, betaler for sent eller bare ikke passer godt til din virksomhed. Når det er klart, er et arbejdsforhold ikke længere bæredygtigt, er det tid til at skære bånd på en professionel og ligetil måde.
Vær professionel
Dit brev skal komme fra dig på firma brevpapir. Tid brevlevering, så du giver modtageren tid nok til at finde en erstatning for dine tjenester. Adresse til den person, du arbejder med, føre med en bekræftelse af forholdet, så kom lige til det punkt. "Selvom det har været min fornøjelse at være din PR repræsentant for de sidste fem år, den 1. maj 2015, vil jeg ikke længere kunne tjene i den kapacitet."
Tilbyde en forklaring
Forklarer, hvorfor du skyder en klient, kan være vanskelig, især hvis forholdet var forfærdeligt, eller hvis du er bekymret, kan klienten tale dårligt om dig til andre. En mulighed er at være ærlig og angive den specifikke årsag. "Desværre er jeg bange for, at vi har meget forskellige filosofier om at møde deadlines og publikationsplaner, og jeg føler ikke længere, at jeg kan være en effektiv fortaler for dig i denne position."
Hvis du foretrækker at være mindre konfronterende, kan en mere generisk undskyldning undgå hårde følelser. For eksempel, "Jeg er bange for, at jeg har overskredet mig selv og er tvunget til at skære ned på antallet af klienter jeg repræsenterer."
Tilbyder en afslutningsplan
Medmindre en klient har opført sig på en frygtelig uprofessionel måde, der kræver øjeblikkelig opdeling af bånd, fastlægger en tidsplan for gennemførelse af udestående projekter. "Som planlagt vil jeg få dine færdige pressesæt leveret inden udgangen af måneden. Jeg vil også opdatere pressearkiverne på dit websted og give dig både digitale og hårde kopier af de forskellige taler og præsentationer, jeg har skrevet til dig i løbet af de seneste år. En endelig faktura er vedlagt for din bekvemmelighed."
Lav en henvisning
Hvis din kunde bare ikke var en god form for dig, men kunne være et værdsat aktiv til en kollega, tilbyder du at henvise til det. "Jeg vil gerne henvise dig til en kollega, Jane Smith, ABC Public Relations. Hun har en masse erfaring med at håndtere kunder i din branche, og jeg tror, at dine personligheder og forretningsfilosofier ville være en god kamp. Hvis du vil have mig til at arrangere et møde, vil jeg være glad for at sætte en op."
Skriv en Cordial Close
Medbring dit brev hjerteligt og professionelt. Tilbud om yderligere at diskutere sagen via telefon, hvis kunden foretrækker. "Tak igen for muligheden for at repræsentere dit firma. Hvis du har spørgsmål eller gerne vil diskutere noget personligt, er du velkommen til at kontakte mig direkte. Jeg ønsker dig fortsat succes i alle dine faglige bestræbelser."
Beskyt dig selv
Hvis du har problemer med at skyde en klient fra et juridisk synspunkt, skal du bede en advokat om at gennemgå vilkårene i din kontrakt, inden du skriver brevet. Du ønsker ikke at krænke en skriftlig aftale, undlader at opfylde de opgaver, du har aftalt eller undlader at give ordentlig meddelelse om.
