Selv om et team udfører projektaktiviteter jævnt, er det nødvendigt, at projektlederen overvåger projektets fremskridt med hensyn til tid, omkostninger, ressourcer og ydeevne. Du opnår dette mål ved at sammenligne projektets status med den godkendte arbejdsplan og budget. Du sammenligner også projektets faktiske planlægningsparametre med dem, der er defineret i projektplanen. Dernæst sammenligner du projektforpligtelser, såsom økonomi og andre ressourcer, til dem, der henvises til i projektplanen. Du kontrollerer derefter projektets faktiske fremskridt over tid i forhold til det, der forventes og dokumenteres i projektplanen.
Overvåg projektbudgettet
Et projekts budget kan angives som ressourcer, som f.eks. Dollars, ressourceversker, timer brugt eller en anden foranstaltning. Du sammenligner din faktiske brug af projektressourcer til det forventede i projektplanen. Sporing af budgettet er afgørende, fordi projektlederen og interessenterne inden projektet begynder at acceptere dedikationen af bestemte ressourcer til projektet. Hvis projektomkostningerne begynder at overstige budgettet, kan det derfor betyde, at uden at justere projektets omfang eller ressourcer, at alle projektkravene ikke vil blive nået.
Spor projektomfanget
Et projektomfang består af projektkrav, også kendt som målsætninger. Overvågning af projektets omfang er kritisk, fordi det påvirker alle andre aspekter af projektet, herunder projektomkostninger, tidsplan og ressourcer. Hvis du for eksempel har for mange ressourcer tildelt til projektet, vil dine omkostninger være for høje. Overvågning af projektets anvendelsesområde vil stoppe omfanget kryb, hvilket er tilføjelsen af nye krav efter projektplanen er godkendt. Scope creep betyder, at budget, tid og ressourcer tildelt projektet vil være utilstrækkelige.
Se projektplanen
En projektleder sammenligner et projekts arbejdsstatus rapporteret i projektplanen til den planlagte tidsplan for at sikre, at projektet skrider frem som forventet. Projektplanen kan være repræsenteret som en arbejdsopdelingsstruktur, der både identificerer aktiviteterne udført i henhold til daglige rapporter, milepælegenkendelse og materialer og anden feedback samt de ressourcer, der kræves for hver projektfase i en projektets livscyklus. Ved hjælp af tidsplanen er det også muligt at identificere, hvilke milepæle der er blevet opfyldt, og hvilke aktiviteter der måtte kræve yderligere ressourcer, hvis de skal gennemføres til tiden og i overensstemmelse med budgettet.
Overvåg projektressourcerne
Et projekts ressourcer omfatter mennesker, arbejdsfaciliteter, udstyr, software og andre projektværktøjer. Forpligtelsen til ressourcer til et projekt afspejles ikke kun i dollar og cent, men også i muligheder for omkostninger i form af den reducerede ressourceforsyning til et andet projekt. Det er vigtigt at overvåge projektets fremgang dels ved at råde over bestemte ressourcer, når det er nødvendigt, fordi manglen på tilgængelige ressourcer vil påvirke projektplanen, dens omfang og kvaliteten af projektets slutprodukt.
