At fokusere på problemer med kundernes utilfredshed er en af de vigtigste ting, virksomheder kan gøre, hvis de skal løse kundeklager. Et kundeklagerprogram giver mulighed for at spore, organisere og eventuelt løse service- eller virksomhedsproblemer. Overvågning af et kundeklageprogram regelmæssigt er afgørende for at udvikle succesrige langsigtede kundeforhold.
Opret et elektronisk regneark eller andet dokument, hvor data fra kundeklagerprogrammer kan registreres. Navngiv denne computerfil "Kundeklager" eller en lignende titel og gem den på et sikkert sted på din computer. Et eksempel på regnearksoftware, der kan bruges, er Microsoft Excel, som muliggør filtrering og sortering af indtastede data.
Hold øje med vigtige problemer, der relaterer til dit kundeklagerprogram ved at indsamle dataene fra programmet og indtaste det i dit regneark. Eksempler på problemer, som skal opdateres og overvåges regelmæssigt, omfatter årsagerne til kundeklager, hvilke kunder der sender de fleste klager, hvor ofte de arkiveres, samt hvor hurtigt og hvis problemer løses.
Sorter kundeklagerprogramdataene i dit regneark, så det kan ses på en klar og organiseret måde. Kategoriser de forskellige klage typer for at se, hvilke problemer der skal løses mest. Sorter dollarværdien af eventuelle monetære transaktioner, der resulterede i en kundeklager.
Udvikle politikker, der løser uløste kundeklager og beslutsomt hvilke kundetilpasningsteknikker du vil bruge. At tilbyde specielle kunderabatter, gratis genstande eller andre one-time-tilbud for at gemme et kundeforhold er alle eksempler på, hvordan der kan håndteres uløste klager.
Søg kundens feedback fra kundeklagerprogrammer fra både tilfredse og utilfredse kunder. Dette bør gøres af et ledelsesmedlem, da uopklarede problemer ofte vil blive involveret. At få kundefeedback på dit program er dog et godt skridt til at tage for at forbedre dit kundeklagerprogram.
Integrer et softwareprogram til kundeklager, der giver dig mulighed for at spore og organisere samt løse klager. Disse værktøjer giver mulighed for at give virksomhedens repræsentanter de værktøjer, de har brug for til at håndtere klageproblemer. Eksempler herpå er Everest Customer Complaints Management af Lynk Software og Master Control's Customer Complaints Software.
