En præstationsrapport er et værdifuldt forretningsværktøj. Det giver dig mulighed for at dokumentere og spore medarbejdernes forestillinger. Det er vigtigt at skrive disse rapporter omhyggeligt, da de kan være katalysatorer for at fremme mere positiv eller negativ adfærd fra medarbejderne. En velskrevet resultatrapport kombinerer information, analyse, ærlighed og takt.
Centrer din rapport omkring flere observationer, som du har data til. Det er vigtigt at holde notater på medarbejdere inden du skriver rapporten og derefter trække oplysninger fra disse noter for at kompilere rapporten. Sørg for at observationerne var førstehånds og ikke hearsay. Et eksempel på en førstehånds observation kan være en note, du skrev og arkiveret, da du bemærkede en medarbejder, der ankom 30 minutter for sent til at arbejde på en bestemt dato.
Skriv om adfærd, der er specifikt relateret til det arbejde, der udføres. Arbejdsrelaterede adfærd omfatter interaktioner med kolleger, opmærksomhed på detaljer, kvalitet på papirarbejde, overordnet holdning og punktlighed.
Centrer din rapport om adfærd, der er blevet diskuteret mundtligt med medarbejderen. Dine kommentarer bør ikke være en total overraskelse for arbejderen.
Fokuser på det positive, men sørg for at objektivt liste eventuelle negative begivenheder så godt, hvis det er nødvendigt. Du kan skrive noget som "Mr. Jones opretholder positive interaktioner med sine medarbetere. Han forbliver sent, hvis det er nødvendigt for at fuldføre et job. Han har haft problemer med at komme på arbejde til tiden, hvilket fremgår af bemærkninger fra 11. juni, 20. og 27."
Vær kortfattet og specifik. Citer eksempler på specifikke tilfælde. Afstå fra rambling. Et dårligt eksempel på dette ville være noget som: "Ms smiler ikke godt på arbejdspladsen. Hun virker bare som en dårlig pasform for stillingen. Jeg ved ikke, hvad fremtiden kan holde, hvis hun ikke kan. … "Et bedre eksempel ville være," fru smith har haft klager indgivet til hende af to forskellige medarbetere ved flere lejligheder vedrørende hendes fornærmende og respektløse tale."
Link præstationsrapporten til tidligere rapporter. Angiv områder, der kan have forbedret, forværret eller forblev det samme. For eksempel kan du skrive: "Sidste kvartal Mr. Thompson's produktionstal var 75 procent lavere end hvad selskabet anser for at være acceptabelt. Men siden hans sidste evaluering er hans produktion forbedret drastisk og opfylder nu virksomhedens standarder."
Kommuniker forståelse for positive adfærdsområder. Du kan skrive noget som: "Fru Browns positive holdning påvirker dem omkring hende og gør arbejdspladsen til et bedre miljø."
Giv feedback om, hvordan du vil se, at svage områder forbedres. Link rapporten til fremtidige mål. For eksempel kan du skrive, "Mr. Hartzog har fejlet at levere sine ugentlige lektionsplaner ved fire lejligheder. I næste semester vil adminsrionen gerne se ham vende sin lektionsplaner ind i fredag i hver uge."
Skriv rapporten, når du er i en positiv sindstilstand. Sørg for at gennemgå rapporten mindst adskillige timer efter at have skrevet det for at få fat i eventuelle revisioner, der skal foretages.
Opmuntre medarbejderne til at kommunikere med dig om en rapport, når de har modtaget den, hvis de ønsker det. Brug analysen som en chance for at samarbejde sammen positivt med personlig forbedring samt forbedring for virksomheden som helhed.
