Organisationer og virksomheder af alle størrelser kan drage fordel af et telefonlogsystem til at holde styr på vitale telefonopkald og kontaktoplysninger. Eksempelvis er fagfolk som advokater og revisorer afhængige af telefonlogfiler for at registrere journalister og registrere mængden af fakturerbar tid, der bruges til hver enkelt.
Grundlæggende telefonlogmetoder
Brug telefonlogfiler til at holde styr på indgående og udgående telefonopkald. Optag data om klienter, som f.eks. Forretnings- og mobiltelefonnumre, e-mail og websiteoplysninger. Ved traditionelle telefonlogfiler skal dataene sikres ved at sætte dem på et sikkert sted uden for offentligheden, når de ikke bruges. På et elektronisk system skal du holde beskeder sikret ved at begrænse eksponeringen til dataene og installere et kodeord. Hvis kontoret har en receptionist, skal du integrere telefonens log med hende, så opkald returneres rettidigt og effektivt. Giv hende adgang til brugerens indbakke, så de nemt kan tjekke meddelelser.
Avancerede evner
Arrangér for fjernadgang og videresendelse af adgang til telefonloggen fra din mobiltelefon eller computer. Integrér SMS og e-mail i telefonens logsystem for større fleksibilitet. Organiser telefonbeskeder i personlige mapper for nem adgang. Opsæt offentlige mapper, hvis du ønsker at dele dataene med resten af kontoret. Opsæt meddelelser, så du modtager beskeder, så snart de ankommer. Anbring ikke-hastende opkald i en mappe for den bedste tidsstyring. Opret et system for at returnere alle telefonopkald inden for en rimelig tid, og indstil påmindelser, så intet vigtigt opkald glemmes. For et effektivt backup system, sørg for, at distributionsgrupper modtager underretninger.
Traditionelle telefon logfiler
Brug et traditionelt telefonlogsystem ved at skrive oplysninger på en pude, der er designet til at holde styr på opkaldspersonalet og deres oplysninger. Nogle telefon log pads leveres med et kulstof til automatisk at lave en duplikat rekord for opbevaring. Før den elektroniske tidsalder holdt ledere, kontormedarbejdere og enkeltpersoner styr på telefonopkald ved at skrive ned navne, numre og andre oplysninger om enkelte stykker papir eller pads designet til dette formål.
MyWorkTools
Overvej at bruge MyWorkTools, som tilbyder et Word-skabelon som en telefonlog til indgående og udgående opkald. Værktøjet kan bruges som et tidsstyrings- og produktivitetsmålesystem, der sporer dato og klokkeslæt for hvert telefonopkald, nummeropkald og længden af opkaldet samt opkaldets formål. Værktøjet kan spare tid, da det eliminerer behovet for at bruge et gennemsnit på to timer eller mere til at lave en lignende telefon log manuelt.
PhonePad Electronic System
Download den gratis prøveversion af PhonePad-systemet, som bruger et Windows-program til at gemme alle telefonoplysningsoplysninger i en indbakke. Farvede ikoner og kodning giver genkendelse af statusbeskeder, og meddelelser er indrettet til at angive, om de er nye, læses eller har brug for opfølgning. PhonePad ligner papirkommandoer til en intuitiv brugergrænseflade. Meddelelserne understøttes af tekstformatering i forskellige skrifttyper, farver, stilarter og størrelser. Flere meddelelser kan åbnes samtidigt, og tekstbeskeder understøttes også. Den indbyggede adressebog lagrer tidligere opkaldsdata.
PDA eller Cell Phone Logs
Brug en telefonbog designet til din PDA eller mobiltelefon, som PhoneLog 2.0, til PalmPilot-mobiltelefonenheden. PhoneLog sporer alle modtagne telefonmeddelelser og overlades til andre. Derudover kan en liste nemt oprettes, der kan hurtigt nås til returopkald. PhoneLog giver en komplet oversigt over samtaler. Systemet kan også tilpasses og kan nemt integreres.
