Lad os sige, at du er en leder hos et firma, og du fører tilsyn med flere medarbejdere. Du vil have medarbejderne til at forstå deres jobopgaver, fordi du skal evaluere deres jobpræstation årligt. Du bestemmer dig for, at det ville hjælpe dem, hvis de kunne se jobansvaret i et rutediagram. Ofte er det lettere at forstå en proces, hvis det kan ses i et billede eller et diagram samt en fortælling.
Hent flowdiagramsoftware eller hvis du foretrækker at gøre det for hånd, få en flowdiagramskabelon med alle strømdiagramsymbolerne. Undersøg symbolerne for at forstå, hvad de står for, så du vil bruge dem korrekt, når du opretter flowchart. Når du forstår flowdiagramsymbolerne, bliver det nemt at oprette flowdiagrammer.
Skriv i kronologisk rækkefølge trinene for hvert job for hver person, du overvåger på separate ark papir. Få hver medarbejder til at gennemgå de trin, du har angivet, og informere dig om de trin, du måtte have savnet, så du kan føje dem til listen og inkludere dem i rutediagrammet.
Brug flowdiagramsoftware eller skabelonen til at oprette et rutediagram for hvert job, du overvåger. Indsæt hvert trin i rutediagrammet for hvert job, som du skitserede i trin to. Du tegner blot det anvendte symbol for hvert trin af jobbet i den rigtige rækkefølge og i det korrekte område, hvor trinnet udføres.
Giv det første udkast til rutediagrammet til den medarbejder, der opfylder disse opgaver, og bede om hans / hendes kommentarer til rutediagrammet. Få dem til at identificere eventuelle trin, du måske har savnet eller noget, du måtte have i den forkerte rækkefølge.
Redegør flowdiagrammerne ved at tage hensyn til kommentarerne ved at gennemføre ændringer i rutediagrammet, der anses for nødvendige. Hvis du ikke er enig med medarbejderen om eventuelle kommentarer eller ændringer i rutediagrammet, skal du diskutere det med medarbejderen og forklare hvorfor du ikke er enig og give ham / hende en chance for at svare. De kan måske vide noget, du ikke har eller have et indblik eller perspektiv på jobbet, som du ikke gør, og når du forstår hans / hendes synspunkt, kan du være enig med deres forandring.
Giv medarbejderne en kopi af det færdige rutediagram til deres job. Også for de job, der er en del af en proces, kan du dele de andre rutediagrammer med alle de medarbejdere, der er involveret i den proces, så de forstår hele processen. Dette vil lette krydstræning og lade medarbejderne vide, at de er en del af en større proceskritisk for virksomheden.
Anbring en kopi af flowdiagrammerne i et ringbindemiddel til fremtidige reference- og træningsformål.
