For mange mennesker er det umuligt at huske et stort antal telefonnumre. Når nogen ringer til dit kontor, skal du have det rigtige nummer lige nu, og den bedste måde at gøre det på er at holde en telefonbog på kontoret. Mens store kontorer kan have komplekse telefonsystemer med elektroniske biblioteker, behøver de fleste kontorer ikke noget, der er uddybet. Med meget lidt indsats kan du oprette et simpelt kontorkatalog for at sætte alle de oplysninger, du har brug for lige ved hånden.
Elementer du skal bruge
-
Computer
-
Regnearksoftware eller Google Docs-konto
Opret et nyt regneark og navngiv det "Office Directory". Brug af et regneark er en nem måde at oprette en telefonbog til et kontor, der ikke er stort nok til at have et centralt telefonkatalog system.
Tilføj tre kolonneoverskrifter til dit regneark: Navn, Kontor # og Telefon. Hvis du vil, skal du tilføje flere kolonner til regnearket, og du kan nemt spore f.eks. E-mailadresser og faxnumre.
Send mappen (eller linket til det, hvis du bruger et online regneark) til dine medarbejdere og bede om, at de udfylder deres egne korrekte oplysninger og sender det tilbage til dig. Der kan være en kontoradministrator med nogle af disse oplysninger, som du kan bede om straks at udfylde oplysningerne.
Sorter resultaterne i et enkelt regneark med alle ændringer på den. Du har nu en telefonbog til dit kontor.
Udskriv telefonkataloget, eller send det til resten af dit kontor til generel brug. Se Tips nedenfor for en nem måde at distribuere telefonkataloget med mindre besvær med.
Tips
-
Da kontonumre ændrer sig relativt ofte, kan du bruge tid og kræfter ved at bruge et online regneark som Google Docs. Del telefonkataloget regneark med alle på dit kontor og lad dem foretage ændringer efter behov, og fordi biblioteket er online, behøver du ikke bekymre dig om at sende nye kopier, når mappen opdateres.
