Procesforbedring er handlen om at fremme forretningsinteresser ved at forfinne strukturen i operationer i en organisation, i modsætning til at løse problemer entydigt. I stedet for kun at se på, hvad der er sket, opfordres personalet til at undersøge, hvordan omstændighederne dannes under hensyntagen til alle perifere elementer, der påvirker de nuværende forhold. Procesforbedring bevæger opmærksomheden væk fra fejlsøgning eller tilkendegivelse af skyld og i retning af at arbejde som team for at eliminere affaldsmæssige aktiviteter og strømline produktiviteten.
Udfordringer
En af de mest forsøgende opgaver ved at anvende denne ide til en organisationsstrategi er opmuntrende medarbejdere til at vedtage en samarbejdsmekanisme i stedet for konkurrence. Topledere er afgørende for at gennemføre et globalt paradigmeskifte. Dette kræver en betydelig ændring i den måde, virksomheden foregår i de fleste mennesker. Betydningen af procesforbedring er en ide, der skal accepteres af, og trickle ned fra toppen.
Valg af et team
Procesforbedring begynder ved at bestemme, hvad der skal gøres bedre og etablere et ønsket resultat. Næste er at vælge et hold af individer, der er specielt velegnede til det tilsigtede formål. Ofte registreres et dokument formelt for at identificere holdets autoritet, og hvilke midler der skal ydes for at nå virksomhedens mål.
Processforenkling
Den nuværende driftsform er derefter skitseret, hvilket giver et detaljeret billede af alle relevante hændelser, der forekommer fra starten af en proces til dens afslutning. Dette giver teammedlemmer mulighed for at se operationer ud fra et udvidet perspektiv og eliminere eventuelle spildende aktiviteter, der kan hæmme produktionen. Visse informationspunkter vælges ved hjælp af hvilke data der indsamles, som sammenlignes med senere aflæsninger for at overvåge forbedringen. Holdet afgør derefter, om de nuværende driftsformer er i overensstemmelse med de ønskede resultater og virksomhedens mission.
Plan-Do-Check-Act-cyklus
Holdet brainstorms at identificere de grundlæggende årsager til visse vanskeligheder i processen. Det vil så udvikle en mulig plan for forbedring, givet disse grunde. Efter gennemførelse af ændringerne testes gruppen for forbedringer. Ved at sammenligne de data, der tidligere blev indsamlet med aktuelle oplysninger, kan holdmedlemmer genkende, om justeringen har flyttet virksomheden tættere på de ønskede resultater. Hvis det lykkes, må det stadig fastslås, at ændringen er praktisk. Hvis ikke, kan holdet vende tilbage til planlægningsfasen for at forfine processen. Hvis ændringen er mulig, kan gruppen enten fortsætte med den nye proces, indtil yderligere revision er nødvendig eller vende tilbage til identifikationsfasen for at finde ud af, hvordan ellers metoden kan raffineres.
Konklusion
Kvalitet er et produkt af kontinuerlig læring. Fokus på strukturen i en operation afslører, hvordan hver person og afdeling bidrager til at opretholde et givet system. Effektiviteten øges kun ved siden af vores forståelsesniveau. Og som de måder, hvorpå forretning er færdig, fortsætter med at udvide, så må man acceptere ideer til at identificere udfordringer og opdage løsninger.
