Notarer kontrollerer nøjagtigheden af underskrifter på vigtige dokumenter som testamente, tillid og promisser. Notaren attesterer, at parterne, der underskriver dokumentet, har bevist deres identiteter, forstår dokumentet og ikke blev tvinget til at underskrive. Når disse krav er opfyldt, stempler notaren en officiel forsegling på dokumentet.
Journalføring
En notar skal holde en officiel logbog med optegnelser over hver notariseret underskrift. Hver rekord skal angive navnene på de parter, der underskriver det notariserede dokument og datoen og tidspunktet for underskriften. Når notaren har afsluttet sin registrering, skal alle parter, der underskriver dokumentet, også underskrive logbogen. Parterne, der underskriver dokumentet, skal fremlægge et gyldigt kørekort eller pas som identifikation inden nogen underskrifter.
Kvalifikation
En potentiel notar skal være mindst 18 år gammel og bestå en multiple choice eksamen med 70 procent eller derover for at blive godkendt til en licens. Hvis han venter længere end to år efter at have bestået prøven for at ansøge om notarlov, skal han tage eksamen igen. Ansøgere må ikke have tidligere kriminelle domme eller svigrelaterede disciplinære handlinger fra en tidligere periode som notar.
Overvejelser
En notarius publicus kan ikke notere noget dokument, der indebærer egen økonomisk eller personlig interesse. Notarer er forbudt at give juridisk rådgivning eller udarbejde juridiske dokumenter, medmindre de også har en gyldig tilladelse til at udøve lov fra den relevante advokatforening i deres område.
Skadesløsholdelse Obligationer
Hver notar skal have en erstatning for at beskytte sine kunder mod økonomisk skade forårsaget af en ukorrekt bevidnet underskrift. De nøjagtige krav kan variere for hver stat, men $ 10.000 er generelt det mindste acceptable obligationsbeløb.
Tidsramme
Hver notaravtale er gyldig i fire år. Efter udløbet af en aftale kan notaren søge om fornyelse. Fornyelser ydes normalt, medmindre notaren har været uagtsom eller begået svig under udførelsen af sine opgaver.
Notariske sæler
En notar skal holde sin sæl på et sted, hvor han kun har adgang til det. Seglet kan ikke kontrolleres af en arbejdsgiver eller klient. Hvis forseglingen går tabt, skal notaren underrette hendes stats kompetente notariske myndighed. Når en ny sæl sælges på grund af en fornyelse af notarens kommission eller en navneændring, skal den gamle sæl forsegles eller gøres ubrugelig. Specifikationerne for notarielle sæler varierer afhængigt af staten, med de fleste stater, der kræver notarius navn og kommission til at blive opført.
