En projektledelsesplan identificerer et måleligt, kortsigtet virksomhedsmål og opgaverne, tildelte ressourcer og eksplicit tid, der er nødvendige for at nå dette mål. Arbejdet med at skrive en projektstyringsplan falder normalt til projektlederen, som har det fulde ansvar for at spore, måle og rapportere fremskridtene i alle projektets opgaver over for budgettet og tidsplanen samt identificere eventuelle afvigelser fra den øverste ledelse Godkendt plan. Projektledelsesplaner har sædvanligvis ledsagende dokumenter (fx Gantt-diagrammer, arbejdsopdelingsstruktur (WBS), budgetplaner, ressourceplaner, opgaverafhængighedslister), der hjælper projektlederen med at holde styr på projektets generelle fremskridt.
Samarbejd med ledelsen for at definere projektets omfang og mål. Sørg for, at projektets varighed er kortfristet (ikke mere end tre til seks måneder), identificer projektets budget og tidslinje (for eksempel skal et produkt starte eller sende med en bestemt dato til højst en bestemt pris) og beslutte hvem skal deltage i projektet for at det skal lykkes.
Identificer eventuelle ressourcer eller budgetbegrænsninger, risici eller tidskritiske problemer, der kan påvirke opnåelse af projektmål. Hvis du tildeler medarbejdere til projektgruppen, som har andre forpligtelser på grund af samtidig med, at dine leverancer er, kan dette sætte dit projekt i fare.
Arbejd med projektteammedlemmer for at opbygge din arbejdsopdelingsstruktur. Liste over projektfaser, opgaver og milepæle (opgaver uden varighed) i WBS, så du ved, hvem der gør hvad og hvornår de laver det. WBS er en integreret del af projektplanen.
Definer periodiske planoversigter på en tidslinje for projektgruppen, og identificer, hvornår ledende medarbejdere kan forvente rapporter om projektets fremskridt, herunder hvilken form rapporteringen vil tage.
Arbejd med projektteammedlemmer for at uddybe eventuelle dokumenter og planer, der specifikt vedrører dem (fx budgetplaner, ressourceplaner, opgaverafhængighedslister) og vedhæfte dem til projektstyringsplanen.
Bed ledelsesmedlemmerne og projektsponsoren om at underskrive og aflægge projektplanen for at gøre planen effektiv.
Gennemgå projektledelsesplanen, da projektet skrider frem med teamledere og ledende medarbejdere for at sikre, at det nøjagtigt afspejler virksomhedens ønskede mål.
Tips
-
Identificere de vigtigste interessenter i projektet så tidligt som muligt, så de kan gøre bemanding og budgettering tilpasninger i deres afdelinger.
Advarsel
Manglende overdragelse af ledelsen på projektplanen ved projektets start kan betyde, at nødvendige ressourcer ikke vil blive tildelt til dit projekt.
