At skrive en detaljeret projektstyringsplan eller proces indebærer dokumentation af de trin og opgaver, der kræves for at oprette et produkt eller en tjeneste. Din handlingsplan skal beskrive det komplette projekt med alle faser, begyndende med initiering og fortsættelse gennem overvågning, gennemførelse, kontrol og lukning, anbefaler Project Management Institute. Medtag et overblik og detaljer om omfang, tidsplan, omkostninger og kvalitet. Du bør også liste projektgruppen medlemmer, kommunikationsstrategi, risici, købsprocesser og teknikker til styring af forandringer.
Brug af en skabelon
Selvom du kan oprette dit eget format, er det ofte lettere at starte med et eksisterende design. Download en skabelon fra et websted som Microsoft Office, PM Docs eller PM Links. Brug af en skabelon sikrer, at du dækker alle de krævede emner og opretholder overensstemmelse med hvert projekt. Derudover minder en skabelon dig om at identificere de personer, der vil godkende din plan, tildele midler og give ressourcer.
Oversigtsoversigten bruges til at beskrive situationen. Skriv eksempelvis de forretningsbetingelser, der udløste behovet for projektet. Dette kan omfatte kundefeedback, konkurrentplaner eller investorkrav. Opret sektioner for omfang, tidsplan og budget. Disse afsnit indeholder specifikationer om det produkt eller den service, du planlægger at oprette, projektmiljøer, hvor mange mennesker du skal arbejde på projektet og budgetbegrænsningerne. Opret en sektion, der beskriver din kvalitetsstyringsproces og indeholder en kvalitetssikringsstrategi og kvalitetsstyringsinitiativer. Ved at dokumentere processen, du planlægger at følge, fortæller du alle holdmedlemmer, hvad de skal gøre for at nå projektets mål og målsætninger.
detaljer
Liste projektmedlemmer, deres roller og ansvar samt tidsforpligtelser i støtteafdelinger. Desuden beskrives den kommunikationsstrategi, der vil blive fulgt, som f.eks. Udfyldelse af ugentlige statusrapporter og løbende månedlige møder. For eksempel kan du medtage et bord, der angiver, hvad du vil have, at hvert medarbejder skal arbejde på. Inkluder opgaven i den første kolonne og dokumenter statusen i den anden kolonne, f.eks. Ikke startet, igangværende, afsluttet eller forsinket. Tilføj plads til en ekstra kommentar i en tredje kolonne.
Behandle
Endelig beskriv planer for at håndtere eventuelle potentielle risici, som f.eks. Forsinkelser i leverandøren eller yderligere interessentkrav. Definer indkøbsprocesser og listeteknikker til styring af ændringer, herunder hvem der skal godkende tilpasninger til planen.
Godkendelse
Når din plan er færdig, skal du gennemgå detaljerne med projektteamet. Indarbejd deres feedback før de distribueres til dine interessenter til godkendelse. Når planen er godkendt, skal du begynde at arbejde dig gennem trinnene. Hold holdmedlemmerne informeret om fremskridtet, efter proceduren i din kommunikationsstrategi. Som arbejdet fortsætter, vurder din indsats, så du kan indarbejde teknikker du lærer ind i dit næste projekt.
