Mens e-mail og andre former for digital kommunikation har overskygget faxen med hensyn til popularitet, sender mange virksomheder og enkeltpersoner stadig faxer. Faxer er særligt nyttige, når man sender et underskrevet dokument, når en digital fil i et hard copy-dokument ikke er tilgængeligt, og når afsendere eller modtagere ikke har adgang til en computer eller PDA. Når du har oprettet en faxskabelon, kan du bruge den igen og igen.
Elementer du skal bruge
-
Computer med tekstbehandlingsprogram og printer
-
Pen
-
Papir
Opret et standard 8-1 / 2-for-11-tommers tekstbehandlingsdokument med en vandret tekstblok på tværs af toppen, to korte kolonner nedenunder og en stor tekstboks under kolonnerne.
Medtag dit telefonnummer, faxnummer og postadresse i den vandrette tekstblok øverst i dit dokument. Tilføj dit firmas logo, hvis det er relevant, i venstre hjørne af den vandrette blok.
Tilføj din modtager navn, eventuelt firmanavn, faxnummer og telefonnummer i venstre kolonne under din vandrette blok. Skriv også "Re:" og inkludere et emne til din fax (f.eks. "Dagens ordrer" eller "juli salgstal").
Skriv i dit navn, firmanavn, hvis det er relevant, faxnummer og telefonnummer i højre kolonne. Indtast antallet af sider, herunder omslaget, du sender. Skriv i den dato, hvor du sender faxen. Hvis du sender faxen til yderligere personer, skal du tilføje "CC:" og skrive navn (er) på modtager (e) og virksomhedsnavne, hvis det er relevant.
Medtag enhver yderligere besked, du har til modtageren i boksen nederst på siden.
Prooflæse dit dokument for typografier, stavefejl og grammatiske fejl, da fejl som disse kan få dig til at se uprofessionelt.
Tips
-
Du kan udskrive dit coverark og skrive i din tekst, eller du kan skrive dine oplysninger i dit tekstbehandlingsdokument. Sidstnævnte er at foretrække, da undertiden ikke skrives så klart som trykt tekst.
