Nonprofit regnskaber deler ligheder med for-profit bogføring. Selv om en ideel organisations hovedformål ikke er at tjene penge, skal den stadig generere tilstrækkelig indkomst til drift og forvaltning af udgifter. Disse transaktioner skal nøje overvåges med henblik på beskatning, kontantstrømstyring, tredjepartsrevisioner og sikring af finansiel stabilitet.
Elementer du skal bruge
-
Regnskabssoftware, såsom QuickBooks eller Peachtree
-
Bank- og kreditkortopgørelser
-
Kundeinformation, såsom adresser og telefonnumre
-
Blank check lager
Opret regnskabsstruktur
Opret et diagram over konti, der begynder med dine bank- og kreditkortkonti. Sørg for at indtaste åbningsbalancen fra datoen du starter dit regnskabsår. Selv i et meget lille nonprofit er det ekstremt vigtigt, at den opretholder sin egen bankkonto.
Opret dine ansvarskonti. Forpligtelser er noget, som din nonprofit skylder eller vil skylde. Lønbeskatning er et meget almindeligt ansvar.
Opsætning af anlægsaktiver. Disse vil være varer, der ejes af nonprofit og forbruges eller opbruges inden for et år. Det er op til dig eller din CPA at bestemme tærskelværdien for dollar for at bestemme, hvilke køb der vil være faste aktiver, og som vil være en udgift. En fælles tærskel for en lille organisation er omkring $ 500.
Anlægsaktiver afskrives hvert år på baggrund af IRS afskrivningsplanen.
Opret omkostningskonti. De fleste regnskabsprogrammer vil oprette et grundlæggende diagram over konti, der vil omfatte udgifter i forbindelse med din branche. Det er tilrådeligt at adskille driftsomkostninger fra program- og finansieringsudgifter. Nogle statslige tilskud kræver, at en nonprofitorganisations finansieringsudgifter ikke overstiger en vis procentdel af de samlede udgifter.
Opsæt kunder. Disse vil ofte være dine donorer. Det er især vigtigt at spore donationer, fordi donorer, der donerer over et vist beløb hvert år, rapporteres om din selvangivelse. Hvis din organisation anerkendes af IRS som 501 (c) (3), er donationer også fradragsberettigede, og dine donorer vil gerne have en kvittering.
Opsæt alle leverandører og følg omhyggeligt. Hvis din organisation modtager føderal stimulansfinansiering, vil du sandsynligvis blive forpligtet til at levere rapportering om, hvor meget du har betalt hver af dine leverandører.
Opret en procedure
Vær audit-klar. Hvis din organisation modtager offentlige tilskud eller planer om at ansøge om nogen form for lån eller obligation, vil du højst sandsynligt blive genstand for en årlig tredjepartsrevision. Revisorer vil se nærmere på din regnskabsproces.
Gem kopier af alle dokumenter. I nonprofit verden er det vigtigt at duplikere og holde nøjagtige poster. Revisorer vil ofte anmode om kopier af checks, der er skrevet eller endda kontrollerede modtagne. Kopier alle skriftlige checks og indskud og opbevar i et bindemiddel. Afstem dine bank- og kreditkonti hver måned og gem kopier af afstemningsrapporter, der er vedhæftet dine kontoudtog.
Skaff skriftlig godkendelse for alle udgifter, herunder regelmæssigt betalt regninger. Dette gælder især for nonprofits med en bestyrelse.
Tips
-
Opret et sæt rapporter hver måned. Resultatopgørelser og balancerapporter anbefales. Opsæt filer til alle leverandører Opret bindemidler eller filer til alle de store fundraising events. Medtag al dokumentation for indtægter og udgifter. De fleste regnskabsprogrammer vil tilbyde et anbefalet kort over konti. Alternativt kan du redigere eller oprette et kort over konti fra bunden. Det er vigtigt at holde det så enkelt som muligt ved at afholde sig fra at oprette konti for varer, du kun bruger en eller to gange.
