Før man ansætter den første medarbejder, bør et selskab formalisere sine politikker og procedurer. Dette gælder for enhver virksomhed. Selskabets politikker og procedurer udgør noget af et fundament; Jo bedre politikker og procedurer er skrevet, og jo mere inklusiv de er, desto bedre vil virksomheden køre.
Politiske funktioner
En virksomheds politikker omfatter mere end blot de statslige og føderale obligatoriske politikker, der kræves i henhold til loven; Selskabets politikker indebærer selskabets stand på specifikke spørgsmål, både relateret til virksomhedens indre arbejde og flere eksterne aktiviteter. Politikkerne dækker virksomhedens holdning til fridage, feriedage og helligdage. De vil også angive virksomhedens opfattelse af, hvordan kunden skal behandles, gennem kundeservicepolitikker og politikker vedrørende afkast, beskadigede varer mv. Selskabspolitikkerne dikterer måden information er beskyttet og administrative handlinger udføres - ikke selve proceduren, men de generelle handlinger, som virksomheden vælger at tage, og hvorfor.
Procedurefunktioner
Som et supplement til politikker, der dikterer hvorfor noget er gjort, forklarer virksomhedens procedurer, hvordan en handling er udført. Dette er især vigtigt for store virksomheder. En præstationsstandard og en sammenhæng i, hvordan opgaver udføres, bidrager til udviklingen af en konsistens, som både er rentabel, fordi den mindsker læringskurven og strømlinjer opgaverne og bidrager til medarbejdertilfredshed, idet ydeevnen er klart defineret og opgave procedurer er konsekvente.
Fordele
Den primære fordel ved at have etableret politikker og procedurer er større sammenhæng. Denne type konsistens, udstillet internt og eksternt, hjælper virksomheden med at arbejde med større effektivitet og konsistens. Konsistens bidrager yderligere til kundernes opfattelse af virksomhedernes kvalitet og integritet. Denne type konsistens er så vigtig, at der eksisterer lovlige mandater for større virksomheder, såsom Sarbanes-Oxley, for at sikre konsistens for interessenter. Mindre virksomheder nyder godt af den sammenhæng, der ydes af politikker og procedurer. For eksempel har konsekvente bøger noget, som en potentiel investor vil søge efter. Faktisk er det ikke ualmindeligt for en potentiel investor eller låner officer at anmode om en kopi af virksomhedens politikker og procedurer, også kaldet firmahåndbogen eller medarbejderhåndbogen af netop den grund.
Håndbog
Firmahåndbogen / medarbejderhåndbogen er en formel samling af virksomhedens politikker og procedurer. Bortset fra det faktum, at håndbogen i mange tilfælde er den første formelle korrespondance, som virksomheden har med en medarbejder, og investorerne kan anmode om, formaliserer håndbogen også virksomhedens aktiviteter, idet der henvises til, at en ny medarbejder kan gå til, når det er usikkert om en politik eller procedure, samt at skabe et retsgrundlag for disciplinære handlinger. Mange retssager er blevet imødegået, fordi selskabet havde en medarbejderhåndbog, der tydeligt angav virksomhedens politikker og procedurer.
Misforståelser
Når det er sagt, er medarbejderhåndbogen (og dermed de formaliserede politikker og procedurer) ikke noget, der bør betragtes som et strafferetligt instrument eller en juridisk forpligtelse. Mens håndbogen tjener disse formål, bruger virksomhederne med de bedste (læs: mest nyttige) medarbejderhåndbøger håndbogen som en mulighed for at opbygge et fundament, der hjælper med at sikre, at alle er på samme side, det være sig i de faktiske procedurer eller hvorfor disse procedurer er gjort på den måde.
