Et notat - kort for memorandum - er en skriftlig meddelelse, der registrerer oplysninger, der skal deles med en gruppe mennesker i en professionel indstilling. Selv om notater kan formateres i en række forskellige skabeloner, er det vigtigt at medtage de væsentlige dele af et notat, så dit notat vil fungere som et effektivt kommunikationsværktøj.
Overskrift
Et notat skal have en overskrift, der angiver afsenderen, adressaten, datoen og emnet. Når du medtager en persons navn i notatet, skal du skrive hans jobtitel efter det. Medtag din egen jobtitel efter dit navn i feltet Fra. Overskriften går øverst i notatet, der går forud for teksten. Hvis notatet er presserende, kan det være almindelig praksis på dit kontor at skrive ordet "Urgent" øverst på overskriften.
Oversigten, der kommer efter overskriften, forklarer kort memoens indhold. I oversigten skal du introducere formålet med notatet, for eksempel at præsentere en ide eller reagere på en opgave, du fik. Overbliket giver læseren en grundlæggende ide om, hvad notatet handler om, så hun kan afgøre, om man skal læse notatet straks eller senere.
Sammenhæng
Et memo's kontekstafsnit giver baggrund for de oplysninger, der præsenteres. Dette hjælper læserne til at forstå memoens forbindelse til forretningsforbindelser. For eksempel kan du skrive "På grund af de avancerede teknologiprotokoller …" Denne sætning og andre kan lide det, hjælper læseren med at sætte notatet i kontekst med, hvad der sker i virksomheden.
Opgaver og opløsninger
Hvis formålet med dit notat er at forklare de opgaver, du vil udføre som reaktion på konteksten, kan du sige det i næste del af notatet. For eksempel kan du sige, "Jeg vil undersøge markedsundersøgelsen for teknologi …" Dette giver læseren en ide om de næste trin, du tager. Hvis dit notat skal præsentere en beslutning, kan du skrive: "Mine resultater konkluderer, at den nye teknologi ikke ville gavne vores virksomhed fordi …"
detaljer
Nogle notater kræver oplysning af detaljer. Hvis du skal medtage statistik, data eller markedsundersøgelsesoplysninger, skal du give disse oplysninger i et nyt afsnit. Disse støttende ideer er kendt som diskussionsdelen af notatet.
Konklusion
Indpak dit memo med en kort konklusion, der fortæller læseren, hvad du håber, han har opnået ved at læse den. Det afsluttende segment skal også lade læseren vide, at du bifalder spørgsmål eller kommentarer til diskussion.
Vedhæftede filer
Hvis du henviser til grafer, diagrammer, politikker, rapporter, minutter eller andre forretningsdokumenter i dit notat, skal du vedhæfte dem til bagsiden af notatet. Medtag i notatsiden en note nederst på, at en eller flere dokumenter er vedlagt.
