En prøvebalance er en erklæring oprettet af et firma, der opregner alle regnskabet i sin hovedbog sammen med saldoen på hver konto. Oprettelse af en prøvebalance er en procedure, der typisk udføres i slutningen af hver måned og år. Forsøgsbalancen bruges til at udarbejde balancen og resultatopgørelsen ved udgangen af hver periode.
Konto Titler
En prøvebalance er lavet på en hovedbog, der indeholder tre kolonner. (Hovedboksen er selskabets bog, der registrerer alle konti og aktuelle saldi til enhver tid.) Den første kolonne, til venstre for dokumentet, er til notering af kontiene. Alle konti, der indeholder en balance i selskabets hovedbog, er skrevet ind efter kontonavn. Regnskabet er opført i en bestemt ordre, der begynder med aktiver. Efter aktiver er passiver, egenkapital, omsætning og omkostningsregnskaber. Ved bogføring er konti altid angivet i denne specifikke ordre. Hvis en konto i hovedboksen har en nulbalance, udelades den fra prøvebalancen.
Debitter og Credits
De sidste to kolonner i prøvebalancen er angivet for saldoen på hver konto. Debitkolonnen er først og kreditkolonnen er anden. Ved bogføring er debiteringer altid til venstre og kreditter til højre. Saldoen fra hver konto overføres fra saldoen i hovedbogen. Det er vigtigt, at konto beløb overføres korrekt. Som en tommelfingerregel har aktiver og omkostninger konti debet. Forpligtelser, aktier og indtægter har kreditbalancer.
totaler
Under debet- og kreditkolonnerne beregnes totalsummen. Alle beløb i debit kolonnen er tilføjet og summen er placeret nederst på listen. Alle beløb i kreditkolonnen er tilføjet, og det samlede beløb er også placeret nederst på arket. Disse to beløb skal matches. Hvis de ikke gør det, er der sket en fejl undervejs. Når disse to beløb er verificeret, placeres et sæt dobbelte linjer under dem, hvilket betyder, at forsøget balancen er afsluttet.
