En formel evaluering er en skriftlig liste og resumé af en medarbejders præstationer. Det er en mulighed for en leder og medarbejder at gå over styrken og svaghederne i arbejdsindsatsen. Under den formelle evaluering skal der ikke være nogen overraskelser, da kommunikation mellem en leder og en medarbejder skal foregå.
Frekvens
Du kan gennemføre formelle evalueringer under nogle omstændigheder. Når en medarbejder starter hos en virksomhed, er der typisk en prøvetid. En formel evaluering bør følge prøveperioden. Derudover skal en medarbejder modtage en formel evaluering mindst en gang om året. Og endelig, hvis en medarbejder har modtaget disciplinære foranstaltninger, kan der være en formel evaluering for at dokumentere situationen.
Format
Formatet af en formel evaluering kan variere afhængigt af virksomhedens behov. Et firma kan vælge at bruge et format, hvor der er vurderinger i en række kategorier. Den anden mulighed er at have skriftlige dele af en persons styrker, svagheder og mål. Formatet kan også være en kombination af både ratings og skriftlige kommentarer. Selvom formatet kan variere, er det afgørende, at den anvendte evaluering er den samme blandt alle medarbejdere, så behandlingen af alle medarbejdere er ensartet.
Områder dækket
Formålet med en formel evaluering er at lade medarbejderne vide, hvordan de har udført på alle områder af deres job. Områderne kan omfatte samarbejde, deltagelse og punktlighed, pålidelighed, initiativ, attitude og specifikke jobkundskaber. Hvert af disse områder kan opdeles i mindre komponenter. Et eksempel på dette ville være inden for holdkategori - du kan have komponenter som "accepterer konstruktionskritik", "giver gerne hjælp" og "viser hensyn til andre." Andre områder, du kan dække, er medarbejdernes stærke og svage sider.
Præsentation af formel evaluering
Præsentation af den formelle evaluering skal være i en ramme, hvor leder og medarbejder kan tale frit. Placeringen skal være en, hvor andre medarbejdere ikke kan høre resultaterne af evalueringen. Medarbejderen skal have en kopi af evalueringen, så han kan følge med som lederen forklarer det. Efter evalueringen skal medarbejderen og lederen både underskrive evalueringen, og den skal placeres i medarbejderens fil.
