Regnskab for brændstofbeholdning kræver en funktionel metode til måling af volumen, både ved modtagelse og udstedelse af brændstof. Miljøfaktorer kan forårsage en opfattet lagermangel; for eksempel ved høje temperaturer kan noget brændstof i upressede tanke fordamme og derfor ikke være disponibelt for måling af væskevolumen eller endda undslippe, når beholderen åbnes for at foretage manuel måling. Alternativt kan koldt vejr forårsage volumenkontraktion i flydende brændstofbeholdning. Tyveribekæmpelse ved brug af låsemekanismer er også vigtigt for at opretholde en nøjagtig brændstofopgørelse.
Optag brændstoftransaktioner i en logbog. Virksomheder med flere steder skal have en logbog for hver udleveringssted, som regelmæssigt opdateres af webstedets administrative personale. Virksomhedslederne skal opbevare en personlig logbog for brændstoftransaktioner. Fælles køretøjer skal have deres egne log-in-tillæg til uafhængige førerkort, så de to datasæt kan krydsrefereres senere. Køretøjs- og førerlogbøger skal også indeholde den tilbagelagte afstand hver dag for at overvåge brændstofeffektiviteten.
Kombiner regelmæssigt data fra logbøgerne til et computerskema for at danne et større billede af organisatorisk brændstofbrug. Virksomheder med brændstofdepoter kan bruge logbogens data til at bestemme, hvor meget brændstof der er på lager.
Manuel kontrol og registrering af det aktuelle brændstof i lager med jævne mellemrum ved hjælp af både de mekaniske indikatorer og en manuel disponering. Sammenligning af det faktiske brændstoflager ved hånden til det logbaserede regneark skøn kan advare virksomheden til defekt pumpeudstyr eller tyverier. Ifølge Cantest Solutions Inc. bør fordampning af brændstof ikke resultere i mere end en 0,125% måleafvigelse selv på en gennemsnitlig sommerdag. Uoverensstemmelser betydeligt højere end det kan indikere et problem.
Lås pumper og gasdæksel til enhver tid, når de ikke er i brug. Dette forhindrer lagerforringelse på grund af tyveri.
Sammenlign data fra en måned til den næste ved hjælp af data fra logbøgerne og regnearkene. Krydsreferencer af dataene kan afsløre tendenser om brændstofforbrug og kan endda give en nyttig indikator for vedligeholdelse af køretøjer, da registreringen vil spore hvert køretøjs brændstofforbrug.
Tips
-
Oprettelse af flere regneark baseret på logbogens data kan gøre det muligt for regnskabspersonalet at spore forskellige faktorer, der er relevante for virksomheden. Nogle virksomheder, som en tankstation, kan være tilfredse med at registrere simpelt brændstof i og udbrænde rapporter, mens virksomheder, der bruger flådebiler, kan få nyttig indsigt fra mere kompleks registrering og rapportering.
Advarsel
Det er vigtigt at tage manuelle aflæsninger fra tid til anden, især når man styrer underjordiske brændstoftanke. Mekaniske læserenheder kan mislykkes, og tanke kan lække, hvilket betyder, at den enkle volumetest med en dipstick linjal kan fange et problem, før det snobler ind i noget mere alvorligt.
