Indberetning om tilskud, som din organisation modtog, er et vigtigt aspekt af forholdet mellem tilskudsmodtageren og tilskudsmodtageren. Bidragsrapporter giver oplysninger om aktiviteterne i det oprindelige stipendionsforslag, nye resultater, faldgruber, succeser og finansielle forhold. At være ærlig, klar og kommende i en bevillingsrapport hjælper bidragsinstitutionen med at måle dens indflydelse og lære af din organisations erfaring. Det er vigtigt at rapportere om de specifikke leverancer og aktiviteter, der foreslås i det oprindelige stipendionsforslag. Tilskudsmeddelelser omfatter typisk et omslag, omslag, fortælling og finanssektion.
Indsamle oplysninger og delegere opgaver
Når du begynder at skrive en bevillingsrapport, vil du være krystalklar om de specifikationer, du har foreslået i tilskudsprojektet, og være meget bekendt med det projekt, der finansieres af dette tilskud. Se tilskudsprojektet og tildelingsbevis.
I god tid før rapportens deadline, få hjælp fra lederne af de rette afdelinger, som du har brug for for at fuldføre tilskuddet. For eksempel konsultere finansiering og regnskabsføring af årsregnskabet, programmedarbejdere for feltrapporter, administrerende direktør for underskrift og kommunikation til billeder.
Saml de forskellige materialer og hold dem ved fingerspidserne, som du lægger dem sammen i rapporten.
Skriv omslagsark og fortællingsafsnit
Det første afsnit er omslaget og opfordrer til grundlæggende kontaktoplysninger og data, som vil forbinde din bidragsrapport til dit oprindelige bevillingsforslag. Dette afsnit indeholder din organisations juridiske navn, datoperioden for projektet beskrevet i tilskuddet, navnet på den administrerende direktør eller din organisations formand, navnet på den kontaktperson, der er mest bekendt med det finansierede projekt og tilskudsmeddelelsen. Indtast også din komplette postadresse, telefon- og faxnumre, e-mail-adresse, projektnavn, tilskudsmængde, tilskuds ID-nummer og formålet med tilskuddet. Sørg for, at alle disse oplysninger svarer til, hvad der er i den oprindelige ansøgning om tilskud og tildelingsbrev. I foden af din rapport skal du indsætte dit bidrags ID-nummer og sidenummer for rapporten.
I fortællingsafsnittet skal du forklare, hvordan projektfinansiering gjorde en forskel i dit samfund eller i livet for de mennesker, du har hjulpet. Du kan levere kvantitative data og statistikker som gradueringskurser, indkomstniveauer eller karakterer. Du kan også levere kvalitative data som undersøgelser, interviews eller historier af enkeltpersoner eller familier, der har haft gavn af dine tjenester.
Fortæl grantmakeren, hvis du opdagede noget nyt som følge af tilskuddet. Forklar nærmere, hvis der er sket noget uventet, godt eller dårligt.
Fortæl grantmakeren, hvis du har arbejdet i samarbejde med andre organisationer og hvordan det har påvirket projektet. Dette er vigtigt, fordi grantmakers værdsætter samarbejde mellem organisationer.
Del alle erfaringer fra projektet. Beskriv i detaljer alle udfordringer, der opstod under dit projekt, og hvordan du overvandt dem. Hvis du gør det godt, vil du tjene meget respekt fra grantmaker. De sætter pris på, når ikke-kommercielle organisationer fortæller det som om det er i modsætning til sukkerbelægning situationen.
Lad stipendiaten vide, hvad fremtidens planer er for projektet. Inkluder finansieringskilderne, hvis projektet fortsætter. Forklar hvordan du kan ændre projektet med de nye erfaringer.
Tak grantmaker for sin generøsitet ved at investere i dit projekt. Udtrykke din taknemmelighed Tilføj yderligere relevante kommentarer.
Medtag økonomi
Tilskudsmanden kan anmode om specifikke årsregnskaber, såsom indkomst, pengestrømme og en balance. Indsend de ønskede udsagn for projektåret. Forklar eventuelle ekstreme ændringer i din økonomiske sundhed fra det tidspunkt du modtog tilskuddet til det tidspunkt, du rapporterer. Det er bedre at du peger på det og har en god forklaring end at få grantmakeren til at opdage på egen hånd. Vær på forhånd.
Giv en detaljeret rapport om midlerne fra tilskuddet til de specifikke projekter. De detaljer, du angiver i dette afsnit, skal direkte svare til dit budget i tilskuddet.
Hvis du havde uventede omkostninger, skal du inkludere dem i rapporten og identificere dem som sådan. Forklar også disse omkostninger i fortællingsdelen af tilskudsmeddelelsen.
Pakke rapporten
Medtag et kort følgebrev med detaljeret indhold af rapporten, der skal indeholde dit pris-id-nummer. Brevet skal være fra din organisations administrerende direktør eller præsident til hans eller hendes ækvivalent på grantmaking institutionen. Brevet skal igen takke donoren for tilskuddet. Du kan aldrig rigtig takke nok.
Rediger bidragsfortællingen med hjælp fra en anden kollega. Få en endelig afmærkelse fra økonomi på finanserne. Sørg for, at skrifttypen og tonen i rapporten er ensartede, mens du redigerer.
Vedhæft undersøgelser, grafer, kort, statistikker eller oplysninger indsamlet for at måle dit projekt. Du opsummerede de vigtigste aspekter i fortællingsafsnittet, men disse skal stilles til rådighed for reference. Præsentér alle data så kortfattet som muligt.
Brug salgsfremmende vedhæftede filer sparsomt. Grantmakers er meget travle og har simpelthen ikke tid til at vade, selvom hver eneste af dine begivenheds flyers, billeder og pressemeddelelser. Vælg de bedste to eller tre billeder, et publiceret eller luftet mediebrik, og måske et nyhedsbrev fra din organisation. Hvis du vælger at vedhæfte yderligere materiale, skal du sørge for at det hjælper din sag og er direkte relateret til projektet.
Få en underskrift fra en autoriseret repræsentant for din organisation - sandsynligvis den samme person, der underskrev ansøgningen om tilskud.
Indsend på tid
Send bidragsrapporten i medie og tilstand dikteret i tildelingsbrevet. Tilskudsmyndigheden kan anmode om en e-mail, en onlineportal eller foretrække tre kopier sendt af USPS mail. Det er altid sikreste at dobbelttjekke.
Bekræft modtagelse. Hvis du ikke modtager en automatisk bekræftelse, kan du kontakte den relevante medarbejder hos stipendiemyndigheden for at bekræfte modtagelsen af din bidragsrapport.
Gem en kopi til dine optegnelser. Bare hvis der sker noget med udleveringen af din bidragsrapport, skal du være rede til at fremlægge en anden kopi til grantmaker.
