Det er svært at holde styr på en virksomhed, som den vokser. Det kan blive endnu mere forvirrende, når du forsøger at forstå, hvordan strukturen er ændret over tid gennem for eksempel ekspansion eller administrative ændringer. Procesplanlægning hjælper ledelsen med at se ændringerne ved hjælp af et diagram. For at diagrammet skal være korrekt, skal der dog følges visse regler i opbygningen af et proceskort.
Definer diagramsymbolerne
Hvert proceskart indeholder et sæt symboler, der repræsenterer forskellige opgaver. Før du begynder at opbygge et proceskort, skal disse symboler defineres. Ovaler viser for eksempel input ved starten af processen eller output i slutningen af processen. Bokse eller rektangler viser opgaver eller aktiviteter, der finder sted under processen. Pile viser retningsstrømmen, og diamanter viser punkter i processen, når der stilles spørgsmål eller en beslutning er nødvendig. (For eksempel, se Ressourcer.)
Definer processen
Bestem, hvor processen starter og hvor den slutter. Procesplanlægning sker normalt, når du ændrer måden folk gør deres arbejde på, f.eks. Tilføjer en automatiseret proces, når din virksomhed fusionerer med et andet firma, når du introducerer en ny produktlinje og har brug for at forstå den indflydelse det vil har på dit personale, opgaver og teknologier, og når du forsøger at reducere omkostninger og forbedre effektiviteten. Bestem hvad du forsøger at gøre, når det begynder, når det slutter og navngiv dit proceskort i overensstemmelse hermed.
Angiv trinene
Trinnene kan vise tilstrækkelige oplysninger eller en overflod af detaljer. Uanset hvilken vej du vælger at tage, skal du holde formuleringen enkel. Skriv hvert trin i "verb-objekt" formular som "handlingsplan".
Opret en sekvens
Brug Post-It noter eller indekskort, kort trinene fra venstre mod højre i form af et diagram. Du skal ikke bekymre dig om at trække pile eller tal lige endnu. Det sker, når du har en visuel ide om, hvordan dit kort vil se ud.
Tegn diagrammet
Tegn symbolerne ud fra de regler, du allerede har skitseret for hver form-ovale repræsenterer input og output, for eksempel. Når symbolerne er på plads, skal du trække pilene. Hvis en formular kræver mere end en pil, skal du måske beslutte diamant der, så når du når dette trin, ved du, at der er alternativer, der skal overvejes. Ved tegning af diagrammet skal du bruge en systemmodel tilgang, hvor hvert trin er knyttet til det næste trin eller resultatet med en pil. Sørg for, at modellen er komplet og indeholder relevant information.
