Et cirkulært brev bruges til at dele de samme oplysninger med et stort publikum. Det adskiller sig fra et personligt brev, som sender specifik information til en eller få modtagere. Cirkulære bogstaver bruges ofte til at annoncere nye oplysninger eller præcisere politikker. De er lidt generelle i emnet, da de læses bredt. At skrive et cirkulært brev af enhver art kræver et par vigtige trin.
Kend dit publikum. For cirkulære bogstaver er læsere forskelligt, så det kan være svært at måle dit publikums niveau af forudgående viden eller kendskab til det indhold, du vil dele. Men overvej de fleste sandsynlige læsere, når du skriver, så dit brev er nyttigt for de fleste.
Skelne mellem interne og eksterne cirkulære bogstaver. Et internt cirkelbrev, selv om det er cirkuleret til en stor gruppe, er stadig begrænset til en gruppe. For eksempel kan en virksomhed cirkulere et internt brev til medarbejderne om en ny virksomhedspolitik. I modsætning hertil ville et eksternt brev være et brev sendt til alle kunder eller til offentligheden.
Brug den tone og stemme, der passer til den form for kommunikation (intern eller ekstern), for hvilken det cirkulære brev vil fungere. For eksempel vil en streng tone være passende for et cirkulært brev til alle medarbejdere, der tager fat på tardiness eller fravær. En sterntone ville imidlertid ikke være hensigtsmæssigt at bruge til et brev til at cirkulere til klienter.
Del kun autoriseret information. Da cirkulære breve er beregnet til et stort publikum, er de ikke egnet til at videregive fortrolige oplysninger eller detaljer, der ikke er beregnet til et udbredt publikum.
