Inden for hvert trin i ordreprocessen er der mulighed for, at en ordrefejl eller et problem kan opstå.Nogle af disse problemer er interne, forårsaget af forretningsmedarbejdere, systemer og processer. Nogle af dem er eksterne, forårsaget af kunder, leverandører og andre eksterne kræfter som vejrforhold. De fleste virksomheder sporer og analyserer ordreringsproblemer, så de kan finde måder at forhindre dem i fremtiden på. Ordreprocesproblemer er dyre og negativt påvirker kundetilfredsheden.
Kundefejl
Ordrebehandling begynder med en kunde, der bestiller en vare eller tjeneste. Under denne proces kan kunden angive det forkerte produktnummer, mængde, forsendelsesadresse eller faktureringsoplysninger. Fejlen kan være mundtlig, skriftlig eller elektronisk, via online ordreindgang.
Forespørgsel
Der er tidspunkter, hvor en kunde ikke er sikker på, hvilken type produkt eller tjeneste der vil opfylde hendes behov og vil kontakte en kundeserviceafdeling for rådgivning. Under denne informationsudveksling kan der forekomme problemer. Kunden må ikke kommunikere tydeligt, eller den medarbejder, der modtager forespørgslen, kan være ny eller dårligt uddannet. Disse problemer kan medføre, at en kunde modtager et produkt eller en tjeneste, der ikke kan opfylde hendes behov.
Ordreindgang
Ordreindgangsrepræsentanter tager mundtlige, skriftlige og elektroniske ordrer fra kunder og indtaster oplysningerne i et ordrebehandlingssystem. Under indlæsningen kan de indtaste ukorrekte produkt-, service-, kunde- eller faktureringsoplysninger. Der kan også forekomme tilfælde, hvor kundeservicemedarbejderen indtaster de korrekte oplysninger, men ukorrekte informationsprocesser på grund af en systemfejl eller fejlfunktion.
Opfyldelse
Ordrer til håndgribelige produkter og varer overføres til et ordreudfyldningscenter og "vælges og pakkes." Når en ordre er valgt, lokaliserer en medarbejder de ønskede varer inden for et lager, fjerner dem fra lageret og tilføjer dem derefter til kundeordren. Når en ordre er pakket, tager en medarbejder de valgte varer og pakker dem i en forsendelsesboks eller beholder. Almindelige ordreudvælgelsesproblemer omfatter valg af det forkerte produkt, den forkerte farve eller den forkerte mængde. Fælles ordrepakkeproblemer omfatter manglende produkter, ufuldstændige ordrer eller ukorrekt emballage, hvilket kan medføre produktskade.
Forsendelse
Bestiller skib til kundelokationer via U.S.P.S. post, lastbil (også kaldet "ground") eller lufttransport. Almindelige interne forsendelsesproblemer omfatter valg af den forkerte forsendelsesoperatør eller den forkerte forsendelsesprioritet (f.eks. Levering næste dag, levering på to dage). Fælles eksterne forsendelsesproblemer omfatter forsinket levering af produktet, manglende levering af produkter eller produktskade under leveringsprocessen.
Produktkvalitet
Selv når ordreindgangen og opfyldelsen er fejlfri, kan produktkvaliteten medføre problemer. Begrebet produktkvalitet tager hensyn til både opfattelser og fakta. En kunde kan bestille et produkt, som svarer til de annoncerede produktspecifikationer, men ser ikke ud eller udfører den måde, han forventede. I andre tilfælde er dårlig produktkvalitet mere tydelig, f.eks. Når produktet går i stykker efter blot en brug. I begge tilfælde er dårlig produktkvalitet et problem, som normalt fører til en produktudskiftning eller produktretur.
