Hvis du har bekymringer vedrørende dit job, kan du muligvis rejse disse bekymringer med din chef på et eller andet tidspunkt. Ved at angive dine bekymringer via et brev giver din chef klart at forstå præcis hvad der handler om dig uden at give plads til fejlfortolkning, da alle dine tanker og ideer er tydeligt udtrykt. For at skrive et brev med bekymring til din chef, følg visse retningslinjer for at sikre, at dine bekymringer er lagt ud på en professionel måde.
Hovedlinjer for hovedlinjerne
Inden for første afsnit af brevet, forklar præcis, hvorfor du kontakter din chef. Brug de første to sætninger til at informere den læseren, du har bekymringer med hensyn til jobbet, og følg op med en straight-to-the-point forklaring om, hvad der generer dig. Inden for dette afsnit skitserer hoved- eller paraplyen emner af interesse.
Eksempelbrev:
"Hej, Mr. Smith. Jeg skriver dig, da jeg har flere nedslående bekymringer vedrørende det landskabsplejejob, der er tildelt min division. Gennem hele min observation har jeg bemærket, at medarbejdere viser sig for sent, alt for trætte og drevne maskiner på en uprofessionel måde. "
Giv specifikke eksempler
Når det generelle formål med brevet er forklaret, dykker du dybere ind i situationen ved at give læseren specifikke eksempler. Dette giver ham en klar forståelse af situationen og reducerer sandsynligheden for, at dit brev går ubemærket.
Eksempelbrev:
"Jason S. Masters ankom til jobsted kl. 10:45, hvilket er 1,5 timer efter hans planlagte ankomsttid. Efter ankomsten syntes han at være overdrevent træt og begyndte at betjene maskiner uden at udføre den standardiserede sikkerhedskontrol. Senere om eftermiddagen bemærkede jeg flere medarbejdere, der arbejdede med tungt maskineri uden at bære hjelme eller bruge sikkerhedsforanstaltninger. "
Undgå følelsesmæssige udtalelser
Gennem brevskrivningsprocessen bliver du ikke overdrevent følelsesladet, da dette har tendens til at reducere bogstavets professionalisme og legitimitet. Sørg for, at alle udsagn er faktisk baseret og fri for følelsesmæssige overtoner. Formålet med dette brev er at give din chef de nødvendige oplysninger for at skitsere de nøjagtige årsager til bekymring, så han kan træffe foranstaltninger, hvis han finder det nødvendigt.
Foreslå forbedringer
I slutningen af brevet stiller du forslag til dine bekymringer. Sørg for, at disse forslag forbliver det, og ikke krav. Forud for et forslag skal du bruge udtalelser som: "Tror du det ville være bedst …" eller "Måske vil det være nyttigt …." Brug denne del af brevet til at introducere ideer, du har haft, men følg op på dette afsnit med en anmodning om et møde for yderligere at diskutere dine bekymringer og udveksle ideer for at rette op på eventuelle problemer.
