I regnskabsmæssig behandling er der flere finansielle dokumenter, der bruges til at spore virksomhedens transaktioner og generelle finansielle sundhed. Hovedbogen og balancen er to af de centrale dokumenter i en virksomheds regnskabsproces. Selv om de indeholder lignende oplysninger, er hovedbog og balance ikke ens. Deres formål er adskilt, og metoderne til registrering af oplysninger i hver er forskellige.
Definition
Alle transaktioner sendes til generalbogen fra dagbladet ved hjælp af et debiteringssystem og kreditter, ligesom du bruger i en checkbog. Det er kernen i dit virksomheds finansielle regnskaber og sporer hver transaktion fra den første dag i virksomhedens historie. En balance er ikke optaget i så meget detaljer som en hovedbog. Det er et øjebliksbillede af et virksomheds økonomiske sundhed med hensyn til aktiver og passiver på et bestemt tidspunkt.
Struktur
Regnskaber i en hovedbog er grupperet i fem kategorier; aktiver, passiver, egenkapital, omsætning og omkostninger. Der er typisk en separat side for hver konto, der spores af hovedbogen. Transaktioner registreres i en generel storbog, da de forekommer for hver konto. For eksempel ville en betaling til en kreditor blive registreret under "udgifter" og på samme dag, hvis en kunde foretog en betaling til virksomheden, ville den blive registreret under "indtægter". En balance er ikke opdelt i separate sider. I stedet registreres totalerne for hver kategori som de står for den pågældende periode. Eksempelvis vil indtægter i alt pr. 31. december blive registreret, og udgifterne vil også blive opgjort og registreret. Så udbetalinger til kreditor A, B og C vil blive opgjort i stedet for optaget individuelt.
Formål
Den generelle hovedbog anvendes som datakilde for andre finansielle dokumenter, herunder balancen. Den overordnede hovedbog sporer transaktioner og registrerer alle data for virksomheden, således at andre finansielle dokumenter kan opgøres nøjagtigt. Uoverensstemmelser, regnskabsmæssige fejl og tab kan spores gennem hovedbogen. Balancen viser, hvem der ser på den (som f.eks. En kreditor) hvad et selskab ejer såvel som hvad det skylder andre parter fra den dato, det er afsluttet. Balancen bruges ofte til at afgøre, om en virksomhed kvalificerer sig til kredit eller et lån. Kreditorer, investorer (potentielle og nuværende), ledelse, leverandører, kunder, offentlige myndigheder og fagforeninger benytter balancen til at forudsige, hvor virksomheden vil være, eller hvordan den vil se økonomisk ud af vejen. For en kreditor er dette et redskab til at estimere virksomhedens "risiko" ved overvejelse af et lån. For selskabets administrerende direktør eller præsident hjælper balancen med at fastslå, om virksomheden har for meget beholdning, eller hvis det er nødvendigt at øge omsætningen.
