At tage nøjagtige noter under et konferenceopkald kan sikre, at du har en klar oversigt over, hvad der blev diskuteret. Det er bedre at tage notater i så mange detaljer som muligt, mens du lytter, end at prøve og beslutte, hvad der er vigtigt, mens du lytter. Du kan altid gå tilbage og trække de vigtige højdepunkter senere, men en tilsyneladende ubetydelig detalje præsenteret tidligt kunne have større betydning senere i samtalen.
Optag opkaldet
Mange konferenceopkaldstjenester giver dig mulighed for at optage opkaldene. Hvis du optager, skal du advare alle deltagere om, at opkaldet bliver optaget i starten af opkaldet. Med en optagelse af opkaldet kan du gå tilbage og gennemgå opkaldet så mange gange, som du har brug for, så du ikke går glip af vigtige detaljer. De metoder, hvorpå du kan registrere opkaldet varierer fra leverandør. Anmod om instruktioner til optagelse af konferenceopkald fra din udbyder.
Ring deltagere
Bemærk, hvem der er på konferencen, når opkaldet begynder. Vær opmærksom på hvem der siger, hvad under opkaldet og tilskriver vigtige udsagn til den person, der har lavet dem i dine noter. Hold øje med eventuelle opgaver eller projekter, som enkeltpersoner tager ansvar for under opkaldet og noter hvem der har hvilken opgave. Hvis det er diskuteret, skal du også tage noter om, hvad hver opgave indebærer.
Emner for samtale
Hold styr på hvert andet emne for samtale såvel som underemnerne inden for hver. Hvis der er en opkaldslogo, skal du notere hvilke emner der var dækket af, og hvad der blev diskuteret. Dagsordenen kan tjene som et groft omrids for dine noter. Vær opmærksom på eventuelle opdateringer, nyheder, løsninger og ideer, der blev præsenteret under opkaldet. Naturlig samtale kan hoppe rundt ganske lidt, men forsøger at formatere noterne i rækkefølge efter emne vil være nyttigt for dem, der gennemgår dem.
Formatering af endelige noter
Dine originale noter sandsynligvis ser jumbled efter afslutningen af opkaldet. Organiser noterne i sektioner vedrørende de forskellige emner, der er omfattet af opkaldet. Identificer hvem der talte, når du reformaterede dine noter. Du kan også inkludere et kort resume, der fremhæver, hvad der blev opnået eller besluttet under opkaldet eller de vigtigste diskussionspunkter. Medtag dette resumé i begyndelsen af dokumentet. Du kan også oprette et andet afsnit, der angiver hvilke opgaver der blev tildelt under opkaldet, og hvem er ansvarlig for dem. Dette giver højtstående embedsmænd en hurtig henvisning til, hvad der skete under opkaldet, uden at skulle læse de detaljerede noter.
