Når du driver forretninger, vil dets interessenter, ledere og kunder forvente effektivitet, pålidelighed og sikkerhed. Dette gælder især for finansielle transaktioner. Intern kontrol sikrer, at alle forretnings- eller organisationsprocesser opfylder disse krav. Det er dog vigtigt at identificere eventuelle svagheder i din interne kontrolopsætning. Der er flere midler til at spotte disse mangler, og oplysninger er tilgængelige for at hjælpe dig. For eksempel har Securities and Exchanges Commission udstedt retningslinjer for overvågning af interne kontroller.
Katalogér alle dine interne kontrolprocedurer. Dette vil omfatte dokumentation af finansielle transaktioner, produktdesign og testning, indkøbsprocedurer og intern revision. Ved præcis, hvad du har at gøre med, før du inspicerer procedurerne yderligere. Prøv at identificere dele af virksomheden eller organisationen, der kan være mere risikabel end andre. Vurder også designet af dine kontroller. Dette vil typisk omfatte dokumentation, organisation, adskillelse af pligter, feedback og uddannelse.
Gennemfør en risikovurdering for alle dine kontrolprocedurer. Identificer de mest sandsynlige fejl i din virksomhed eller organisation. En risikovurdering tager normalt form af et bord. Hver ny risiko er sat i træk. For at undersøge risikoen, tilføj et antal kolonner, der angiver, hvad der kunne gå galt, hvorfor, hvem har ansvaret for den pågældende proces, som inspicerede det, løsninger og hvornår den ansvarlige tog initiativ.
Gennemføre en intern revision. Dette omfatter lager- og aktivbeholdninger, kontantafstemning og gældsforpligtelser. Kontantafstemning betyder, at mængden af likvide kontanter ejet af selskabet er korrekt i forhold til indkomst og udgifter. Revisionskonto betales ved at kontrollere, at alle betalinger går til den rigtige virksomhed eller individ. Disse bør krydsrefereres mod alle årsregnskaber både internt (kontoførende) og eksterne (banker).
Uddanne medarbejdere om moderne interne kontrolprocesser og metoder. Interne kontroller, som mange andre aspekter af erhvervslivet, udvikler sig konstant. Underret dine medarbejdere om eventuelle ændringer og holde dem veluddannede. Manglende viden og uddannelse er en vigtig årsag til interne kontrolfejl. Test arbejdstageres viden og holde gennemgangsmøder under personaletræning.
Overvåg dit interne kontrol personale. Risikovurderinger skabes normalt af dem, der foretager den interne kontrol. Overvågning eller gennemførelse af eksterne inspektioner gør det muligt for en tredjepart at identificere eventuelle svagheder, som personen eller holdet på plads har savnet. Disse kan variere fra selve processen til overvågning af dem, der kontrollerer den. Et eksternt revisionsfirma udfører normalt sådanne inspektioner. De fleste virksomheder har relationer med pålidelige eksterne revisorer.
Undersøg kunde- og interessent feedback. Er der almindelige klager? Var der brud på intern kontrol? Hvis et antal kunder f.eks. Rapporterer det samme produktfejl, som f.eks. En defekt knap, kan du arbejde baglæns gennem virksomhedens procedurer for at finde problemet. Dette ville typisk betyde at gennemgå, i omvendt rækkefølge, levering, samling, fremstilling, testning og design.
Se på afdelingsrapporter. Er der områder i virksomheden, der er blevet værre eller forbedrer ikke som forventet? Sådanne problemer kan skyldes andre faktorer, men kan også betyde en form for intern kontrolfejl. Hver afdeling er i stand til at kontrollere og overvåge, hvad den gør; men afdelingsrapporter skal bindes sammen for at afspejle forretningen som helhed. Undersøg, om hver afdeling har en stærk nok mekanisme for dets personale til at rapportere kontrol svagheder.
