Adventen af computere har revolutioneret mange brancher, hvor kontorarbejde ikke er nogen undtagelse. Computere har bidraget til at forbedre kontorarbejderes effektivitet og nøjagtighed ved at levere forskellige software- og kommunikationsfunktioner til at hjælpe med at udføre arbejdsopgaver. Computere er nu en del af næsten alle kontorer, hvor de fleste arbejdspladser nu ikke kan fungere uden brug af computere.
Meddelelse
Intern og ekstern kommunikation er meget lettere ved brug af e-mail og interne meddelelsessystemer på computere. Kontorpersonale er i stand til at sende information på kontoret hurtigt og effektivt, da de fleste kontoropsætninger har et advarselssystem på individuelle computere, når der modtages en besked eller e-mail. Internettet forbedrer også kommunikationsmulighederne kraftigt, med Skype og andre sådanne messaging- og kommunikationsprogrammer, der giver mulighed for nationale eller tværnationale video- og opkaldskonferencer med lethed og mindre bekostning.
Data opbevaring
Datalagring og hentningskapacitet på computere bliver kun større og mere avancerede, som teknologien forbedrer. Filer kan nemt hentes via søgefunktioner, og harddiske kan indeholde hidtil usete mængder af filer og data. For kontorer med store databaser, som f.eks. Regeringer, velgørende organisationer eller andre medlemsbaserede foreninger, giver denne datalagrings- og hentningsfunktion uovertruffen fordele i forhold til traditionel arkivering af papirfiler, såsom lethed og hastighed ved opsamling af data, lette at ændre dataposter og den lette at spore ændringer foretaget til kunde-, medlems- eller borgerlige poster.
Netværk
Ifølge Spam Laws-webstedet er fildeling en af de vigtigste fordele ved netværk computere i et kontormiljø. Office-netværk eller oprettelsen af et kontor-intranet betyder, at en fælles database med filer er tilgængelig for alle brugere. Dette gælder også software og styring af computere, hvilket reducerer omkostningerne væsentligt for kontorer, da de kan købe et netværksprogramvareprodukt i stedet for at skulle købe flere kopier til individuelle computere. Netværk giver også fælles adgang til printere, faxmaskiner og kopimaskiner.
Produktivitet
Computere i kontormiljøet øger produktiviteten betydeligt. Ifølge webstedet Reference for Business øger computererne på kontoret produktivitet ikke kun inden for områder som tekstbehandling, datahåndtering og informationstilgang, men også til oplysning, collation og i sidste ende opbevaring. Den tid, de fleste kontorarbejdere bruger på computeren, har dog givet anledning til en række gentagne belastningsproblemer på øjne, håndled og hænder.
