En opfindelse, der spiller en stor rolle i forretningsdrift, er tekstbehandleren. Indledningsvis lanceret på 1800-tallet i form af skrivemaskinen, kombinerer dagens computersbaserede tekstbehandlingssoftware jobskabet med arkivskabet, skrivemaskinen og blækpenne. Sammen med de mange muligheder, gør brugervenlighed og overkommelighed det til en fornuftig forretningsinvestering.
Gør det lettere at oprette skabeloner
I en kontorindstilling bliver de mest brugte dokumenter ofte tilpasset individuelle scenarier. Dette gøres typisk ved at oprette skabeloner ved hjælp af tekstbehandlingssoftware som MS Word eller Pages.
En skabelon er et dokument, der er oprettet som udgangspunkt for fremtidige dokumenter. Sammen med fleksibiliteten i at tilføje og fjerne data giver skabeloner brugerne mulighed for at redigere og udskrive flere kopier af vigtige forretningsbrev, alle med forskellige nøgleoplysninger.
Gør det lettere at gemme og sikre dokumenter
Funktionen "Gem" eller "Gem som", der tilbydes af tekstbehandlingsdokumenter, giver brugerne mulighed for at give dokumenter mindeværdige navne inden for samme filplacering eller i forskellige filplaceringer. Når dokumenter gemmes på en sikret computer, er klientoplysninger beskyttet og nemt at hente til enhver tid.
Funktionen adgangskodebeskyttelse i åbne dokumenter forhindrer uautoriserede ændringer af vigtige dokumenter. Dette kan vise sig nyttigt, hvis flere personer er afhængige af oplysningerne i disse dokumenter for at udføre deres job (fx sygesikringskravsprocessorer, der betaler krav i henhold til kontraktmæssige aftaler indgået med læger).
Sparer tid og miljø
Når tekstbehandlingssoftwarefunktioner bruges sammen med gode organisatoriske færdigheder, sparer brugerens tid. I stedet for at bruge tidssortering og søgning efter misfiled eller misplaceret papirarbejde gør det nemt at finde filer enkelt ved hjælp af computerens søgefunktion.
Desuden fordele tekstbehandling miljøet ved at reducere mængden af papirarbejde, der er nødvendigt for at udføre daglige opgaver (fx arkivering, afsendelse af breve, afsendelse af mødeagendinger). Ved at sende dokumenter via en sikret email reduceres omkostningerne ved porto og papiraffald betydeligt.
