Hvis dit job indebærer periodiske briefinger til ledere eller ledende ledere på dine afdelingsfunktioner, er chancerne for, at du måske deler op på denne opgave i kvartaler eller tre måneders segmenter. Mange organisationer anvender kvartalsvise perioder for regnskabs- og finansieringsoperationer, så de skal bruge en briefing, der matcher denne tidsramme. En kvartalsrapport skal indeholde et resumé og information om forretningsmæssige fremskridt, højdepunkter, udfordringer og mål opnået i den periode. Du kan endda inkludere anekdotiske referencer, som kan bringe din rapport til livs gennem faktiske begivenheder, der opstod i kvartalet.
Undersøg tidligere kvartalsrapporter
Hvis dette er den første kvartalsrapport, du skriver, skal du gennemgå tidligere rapporter - kvartalsvise eller årlige. Der kan være årsskiftet information, som du vil overføre til denne kvartalsrapport. Der kan også være et foretrukket format til din kvartalsrapport. Det er nok fint, hvis du vil medtage yderligere, relevante oplysninger; dog holde fast i samme format medmindre andet er angivet. Hvis du ikke allerede har en skabelon fra tidligere rapporter, skal du oprette en, så du ikke genskaber dette trin næste kvartal.
Bestem dine informationskilder
Medmindre kvartalsrapporten udelukkende er inden for dit område, er det sandsynligt, at du vil have brug for oplysninger fra andre kilder eller afdelinger. Hvis din rapport f.eks. Kræver økonomiske data, skal du komme til regnskabsafdelingen eller finanssektionen og bede om de data, du har brug for for kvartalet. Hvis der er data til rådighed for det foregående kvartal, så spørg det også, hvis du vil lave sammenligninger mellem to kvartaler.
Gennemgå forretningsområder til rapportering
Indsamle oplysninger om de forretningsmæssige emner, som du gennemgår i din kvartalsrapport. Hvis du f.eks. Er en konsulentfirma projektleder, og formålet med rapporten er at opdatere ledelsesteamet om fremskridt for flere forskellige engagementer, overveje at notere navnet på hver klient efterfulgt af typen af engagement som underemner som denne:
- Klientnavn, type engagement; fx Executive Coaching
- Klientnavn, type engagement; fx Team Development Workshop
- Klientnavn, type engagement; fx organisatorisk vurdering
For hvert underemne skal du give en kort beskrivelse af engagementet, herunder det personale, der er tildelt hver enkelt. Hvis du er projektleder, skal du indeholde dit navn og navnet på den klient, som du meddelte i løbet af denne periode, samt en beskrivelse af dine aktiviteter som projektleder. Beskriv andre aktiviteter på engagementet, såsom antal timer hver tildelt konsulent arbejdede og målene, målene og resultaterne for hvert engagement. For eksempel kan du skrive,
"ABC-konsulent John Doe skabte teamudviklingsaktiviteter for et værksted den 1. februar 2019. Målet med workshoppen er at gennemgå resultater fra den organisatoriske vurdering foretaget den 1. december 2018 og lette aktiviteter for at genoptage holdmedlemmerne til organisationsmissionen. "
Du er dommeren på hvor meget detaljer du skal give, baseret på længden og formatet af din kvartalsrapport. Dette afsnit udgør den fortællende komponent i din rapport.
Regneark er nyttige
Ud over at være nyttigt i at præsentere et finansielt billede for din kvartalsrapport, værdsættes regneark af læsere bekymrede over bundlinjen. Du behøver ikke at inkludere flere sider med din fortællingsrapport, men en kvantitativ skildring af kvartalsaktiviteter giver dine læsere et øjebliksbillede af forretningsmæssige fremskridt i dit område. Hvis du bruger det samme eksempel, hvis du rapporterer om flere engagementer, kan dit regneark afspejle startbudget, brændingsanalyse, omkostninger til dato og det anslåede budget for færdiggørelse i både dollars og procentsatser.
Skriv introduktionen og konklusionen
Når du har samlet alle oplysningerne til din rapport og udarbejdet et udkast, skriv din introduktion og konklusion. Introduktionen skal indeholde perioden for din rapport, informationskilder, afdeling eller projekter og publikum. Hvis din rapport er langvarig eller kompleks, skal du skrive et resumé, der indeholder de mest relevante oplysninger på en sideoversigt. Konklusionen skal genoprette højdepunkter i kvartalet samt kortfattet forklare eventuelle bemærkelsesværdige problemer i kvartalet og fremskrivninger for næste kvartal.
