Progressrapporter er klare, med et mere formel design end kvartalsrapporter. Sidstnævnte varierer i deres format fra virksomhed til virksomhed og institution til institution. Følgende grundlæggende retningslinjer gælder imidlertid for begge: Vær opmærksom på dit publikum og hvad de forventer at finde i rapporten, og hold din skrivning klar og præcis, med en seriøs, no-nonsense tone og en præcis, åben og pålidelig stil.
Elementer du skal bruge
-
Data og oplysninger, der skal medtages
-
Et godt ordbehandlingsprogram som Microsoft Word
Brug traditionelt memoformat til både fremskridt og kvartalsrapport. Begynd med datoen, navnet og placeringen af den person, som rapporten skal gå til, dit navn og din position og en klar, præcis emnelinje. For eksempel kan emnelinjen for en statusrapport være "Progress on Data Integration Project." Emnelinjen for en kvartalsrapport er ofte mindre specifik og siger simpelthen noget som "Kvartalsrapport for dataafdeling, tredje kvartal 2010." Hvis kvartalsrapporten er en af flere, der går til den samme person, skal du sikre dig, at du kender det nøjagtige format, som personen forventer.Læseren skal hurtigt fordøje alle de indgående data og forventes at finde specifikke typer information på samme sted i hver rapport.
For en statusrapport, åben med et resumé af fremskridt, f.eks. "Dataintegrationsprojektet skrider frem efter plan og under budget." Hvis du søger noget specifikt - hjælp fra en anden medarbejder eller afdeling, yderligere midler osv. liste det straks for at sikre, at det ikke overses af læseren. Åbn kvartalsrapporten på en lignende måde ved at opsummere oplysningerne i rapporten.
Detaljer projektets baggrund, som kan medtages i oversigten over fremskridt, hvis du ønsker det, ved hurtigt at opsummere detaljer og beskrive dets formål og tidslinje. Inden for rammerne af kvartalsrapporten kan du inkludere de fremskridt, der er gjort siden den sidste rapport, og tegner sig for både de gode og de dårlige. Husk på, at du vil være åben og ærlig.
Angiv i statusrapporten alt færdigt arbejde og brug aktionsværker til at understrege, at de, der arbejder på projektet, har været industrielle. Du kan også indeholde specifikke datoer, hvor projektets faser blev gennemført, eller når en del af det blev aktiv eller gik online eller hvad der er målet. På dette tidspunkt i kvartalsrapporten og i det relevante format begynder du at detaljere de fremskridt, der er gjort. Liste problemer, der skal løses.
Giv detaljer i en statusrapport af alle de problemer, du står overfor, strategier til løsning af dem og en tidslinje for deres løsning eller forklaring på, hvorfor problemet er ved at løbe.
Indsæt arbejdsplanen i statusrapporten sammen med resultater, du forventer i løbet af det kommende tidsinterval. Du kan indhente rapporten med en samlet evaluering af projektet og hvad der indtil nu er opnået. I kvartalsrapporten prognostiserer kommende muligheder og udfordringer sammen med forventede resultater og vigtige aktiviteter. Måske slutte med en anmodning om kommentarer, feedback og ideer.
