Da din virksomhed udvides og bliver mere succesfuld, kan papirets arkiveringssystem blive kedeligt og upraktisk. Derfor vælger mange virksomhedsejere at bruge en database. Selvom databaser hjælper med til at gøre organisationerne mere glatte, er de ikke uden fejl. Design af en database kan være dyrt og tidskrævende. Tekniske problemer kan føre til omfattende skade. Et firma skal også bruge tid på at træne medarbejdere til at bruge den nye database.
Time-Consuming Design
Konvertering fra papirfiler til et elektronisk databasesystem kan være komplekst, vanskeligt og tidskrævende. Flere skridt skal følges, når der skiftes til en database. Projektlederen skal bestemme formålet med databasen og samle alle de oplysninger, der skal organiseres. Databasedesigneren skal oprette de nødvendige tabeller, der vil opdele oplysningerne, angive de primære nøgler, oprette tabelrelationer, forfine designet og anvende normaliseringsregler, der forhindrer opretholdelse af overflødige oplysninger på flere steder. Afhængigt af færdighedsniveau kan design af databasen tage flere dage til flere uger.
Tekniske problemer
Ibland kan databasen støde på fejl, der beskadiger stort set alle oplysninger inden for den. I modsætning til papirfiler, hvis der opstår en fejl i databasen, kan den have en dominoeffekt. Små fejlberegninger kan føre til behovet for en større revision af systemet. Regelmæssige sikkerhedskopier er afgørende for at begrænse muligheden for skade.
Kostbar
Konvertering til en database kan være meget dyrt. Virksomhedsejeren vil pådrage sig flere omkostninger. Jo mere kompliceret database design, desto mere vil det koste. Virksomheden skal købe softwarepakken, der giver maksimal fleksibilitet til brugerdefineret database og giver mulighed for vækst. I mange tilfælde skal virksomhedsejerne ansætte en professionel for at sikre, at jobbet udføres korrekt. Hun skal investere nok i planlægningen af databasens struktur for at sikre den bedste ydeevne.
Træning er påkrævet
Konvertering til en database betyder, at virksomhedsejerne skal uddanne medarbejdere til at bruge den nye software. Medarbejdere skal tage tid væk fra deres normale jobfunktioner, der skal trænes. Virksomhedsejeren kan også have til at ansætte instruktører til at lede træningskurserne. Nogle medarbejdere kan være modstandsdygtige over for den nye teknologi. Træningssessioner kan tage fra flere timer til flere dage, og fuld adoption af teknologien kan tage meget længere tid end det. Afhængigt af hvor lang tid det tager medarbejdere at lære at navigere i systemet, kan træning og vedtagelse sænke produktiviteten.
